Responsable Administratif·ve et Financier·ère H/F

Grand Angouleme

Le service Maintenance Patrimoine de la direction Patrimoine Durable du GrandAngouleme participe à la conception des projets bâtiments en rénovation ou réhabilitation du patrimoine, il contribue à la maintenance, à la mise en service, et à l'amélioration courante des équipements des bâtiments au service des agents et des usagers.
Il se compose d'un responsable, de 7 techniciens et de 2 assistantes. Sous l'autorité du responsable du service, votre rôle consistera à coordonner les deux assistantes dans leurs missions quotidiennes, d'assister les techniciens référents. Vous serez leur relai avec le responsable dans la mise en oeuvre des actions afférentes à la vie du service sur les aspects administratifs, et la gestion financière et RH.

Missions principales

Gérer l'organisation administrative et financière du service Maintenance Patrimoine
- Assurer une partie de l'accueil physique et téléphonique du service
- Assister le responsable du service et les techniciens dans la gestion des agendas
- Assister les techniciens référents dans le suivi des dossiers
- Gérer et suivre l'administratif lié aux marchés publics avec les techniciens
- Assister les techniciens référents dans le suivi de l'exécution budgétaire
- Créer les bons de commande et assurer le traitement des factures
- Réaliser le suivi des opérations financières
- Assurer la gestion et le suivi administratif
- Effectuer les virements de crédits du service
- Participer à l'élaboration et au suivi du budget
- Suivre les projets et activités du service
- Réaliser des demandes d'intervention (via le logiciel métier ATAL)

Assister le suivi des contrats et marchés en appui des techniciens référents
- Assurer le lien administratif entre les différents services communautaires
- Realiser le suivi administratif des contrats de maintenance et vérifications périodiques

Gérer l'organisation administrative et financière du service
- Encadrer et organiser la charge de travail des assistantes administratives du service
- Planifier les tâches quotidiennes et prioriser les actions
- Répartir le flux de factures entre assistantes afin de garantir le respect des délais de traitement
- Faire le lien administratif entre le service maintenance patrimoine et l'unité de gestion financière
- Assurer le suivi de la validation des factures sur le logiciel métiers CIRIL NET FINANCES

Participer à la gestion des ressources humaines des services
- Suivre les demandes de congés, les arrêts maladie des agents du service
- Renseigner les agents sur les questions RH, en lien avec la référente RH du service et leur gestionnaire de carrière/paie.
- Assurer les entretiens professionnels annuels des assistantes

Profil requis :
- De formation Bac à Bac +2 dans le domaine administratif et comptable avec expérience des collectivités locales
- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
- Maitriser les spécificités de la comptabilité publique : budget, suivi des dépenses et recettes, autorisation de programme, élaboration des bons de commandes et facturation, suivi d'exécution budgétaire.
- Etre force de propositions et savoir prendre des initiatives en cohérence avec les missions confiées
- Maîtriser les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Reconnu(e) pour ses qualités rédactionnelles, sa rigueur, son organisation et sa méthode
- Savoir anticiper et gérer les urgences
- Maîtriser les outils informatiques courants type « office » et maitrise avancée des tableurs ainsi que les logiciels métiers (Actes-Offices, Ciril finances, ATAL.)
- Détenir le permis B