Secrétaire de Service H/F Nantes Métropole

DGR/DRH/Appui et gouvernance

Vos missions:

- En collaboration avec les autres secrétaires/assistant.e.s, assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique de la direction en veillant à organiser une suppléance mutuelle en cas de besoin
- Assurer la gestion des rdv/agendas de la directrice et responsables de service transverses de plusieurs membres
du CODIR EDC
- Assurer le suivi intégral de plusieurs instances transversales de la direction EDC, éventuellement y participer et contribuer à la facilitation de la gouvernance interne d'EDC (anticipation, planification, ordre du jour, constitution dossiers, envoi aux participant.e.s, rédaction du compte-rendu ...)
- Assurer le suivi des tableaux de bord et indicateurs d'activités pour les instances de son périmètre, en lien avec le/la coordinateur.ice appui et gouvernance EDC
- Coordonner la logistique des événements professionnels des membres du CODIR EDC de son périmètre (fonds de
dossier, réunions, déplacements, interventions, conférences ...), en veillant à organiser une suppléance mutuelle avec les autres assistant.e.s en cas de besoin
- Assurer pour son périmètre d'activités la gestion du courrier arrivée/départ de la direction et organiser le suivi des parapheurs, des dossiers et du classement
- Réaliser et mettre en forme tout document de bureautique en lien avec son périmètre d'activités ou en suppléance des autres assistant.e.s
- Contribuer activement à la fluidité de la transmission des informations au sein du service et plus globalement de la
direction.