Assistant de Direction - Métropole Nice Côte d'Azur H/F

Structures de coopération territoriale

Au sein de la Direction déléguée aux Relations Publiques, le service "soutien" est chargé d'apporter une aide administrative et organisationnelle aux responsables de la direction et aux collaborateurs du Cabinet du Maire-Président. Il contribue à faciliter la circulation de l'information au sein de la direction et plus globalement au sein des services de la Métropole Nice Côte d'Azur et de la Ville de Nice.

Vous serez en charge de l'organisation et de la réalisation des tâches de secrétariat, de l'accueil et de la prise d'appels téléphoniques, de la réception, du traitement et et de la diffusion d'informations, ainsi que de la constitution et le suivi de dossiers.

Vos missions principales seront :

* La dactylographie et la mise en forme de documents :
- Vous assurerez la saisie et la rédaction de notes et courriers, mettrez en page des documents, et transmettre pour validation et suivi du circuit de signature ;
- Vous rédigerez des projets de réponses aux courriers reçus ;
- Vous établirez des tableaux de bord et de suivi ;
- Vous participerez aux réunions nécessitant la présence du secrétariat pour prise de notes et rédaction de comptes-rendus.

* La tenue de l'agenda de votre supérieure hiérarchique :
- Vous tiendrez à jour l'agenda électronique de votre supérieur ;
- Vous organiserez des réunions de travail et des rendez-vous ;
- Vous préparerez et centraliserez les dossiers afférents aux réunions et rendez-vous ;
- Vous gérerez les déplacements et les réservations (véhicules, chauffeurs, etc...),

- Vous apprécierez et gérerez les urgences et organiserez les priorités.

* L'accueil direct et téléphonique :
- Vous accueillerez, filtrerez et orienterez les communications et les personnes ;
- Vous prendrez des messages et délivrerez des renseignements sur l'état d'avancement des dossiers ;
- Vous constituerez et mettrez à jour les contactes téléphoniques.

* La constitution de dossiers et le classement :
- Vous collecterez les informations transversales nécessaire à la constitution d'un dossier ;
- Vous veillerez à l'harmonisation des dossiers ;
- Vous gérerez les retours d'information concernant les dossiers ;
- Vous suivrez les dossiers et les e-courriers.