Assistant de Direction H/F UMR Groupe VYV

Au sein du pôle secrétariat général et direction des ressources humaines en lien avec la responsable de la vie institutionnelle, vous rejoignez une équipe de cinq assistantes de direction pour accompagner sur un périmètre défini des directions de notre organisation.

À ce titre, vos missions s'articuleront autour de trois grands axes :

Organisation et logistique

• Assister les directeurs dans la gestion de leurs plannings, l'organisation de leurs rendez-vous, réunions et déplacements professionnels tout en anticipant les échéances.
• Prendre en charge, sous la responsabilité de la responsable de la vie institutionnelle, l'organisation d'évènements et de séminaires.

Traitement de l'information

• Préparer et organiser dans tous les aspects logistiques et administratifs (ODJ, présentation, dossiers, convocation) les comités ou réunions.
• Assurer la rédaction et la diffusion des comptes rendus.
• Assurer la relation avec les prestataires et fournisseurs (devis, commandes, factures, salons, colloques).
• Suivre le budget des directions et le traitement des éléments de facturation sur l'outil de gestion Yooz.
• Saisir ou mettre en forme tous types de documents : fichiers, présentations, etc...
• Rédiger des courriers ou notes.

Accueil de clients ou de visiteurs

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs (filtration, orientation, prise de message, réponse, etc.).
• Réceptionner, traiter et orienter les informations (courriers, messages, notes, circulaires, appels téléphoniques) vis-à-vis des collaborateurs des directions et des partenaires.