Assistant Administratif & Gestion H/F LTD - Métiers du Tertiaire Technique, Fonctions Supports, Mode & Luxe

MISSIONS & RESPONSABILITES :

Accueil & Flux de communication
- Gestion du standard téléphonique fixe
- Réception, traitement et dispatch des emails entrants (boîte accueil)
- Secrétariat courant : courrier, rédaction de devis simples, gestion des agendas

Appels d'Offres Publics
- Volet administratif
- Veille et identification des AO publics sur e-marches publics, Dematis, Maximilien...
- Constitution et mise en forme des dossiers de candidature (DC1, DC2, attestations, références)
- Mise en forme et relecture des mémoires techniques (structure, présentation, charte graphique)
- Suivi des échanges sur les plateformes dématérialisées et respect des délais de dépôt - Archivage et traçabilité des candidatures déposées

Support opérationnel & assistanat de direction
- Appui des 3 encadrants : coordination, relances, collecte de pièces
- Suivi des documents de chantier : PPSPS, DOE, PV de réception, ordres de service
- Assistanat du Président : gestion d'agenda, préparation de réunions - Rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus, procédures internes

Facturation & Décomptes (DGD)
- Établissement des factures clients selon les avancements transmis par l'équipe terrain
- Dépôt et suivi sur Chorus Pro (marchés publics) et plateformes privées
- Préparation des Décomptes Généraux Définitifs (DGD) sur la base des éléments transmis
- Relances clients sur retards de paiement et suivi de la libération des retenues de garantie
- Suivi du tableau de bord facturation / encours clients

Pré-comptabilité & Suivi comptable
- Récupération, rapprochement et traitement des factures clients et fournisseurs
- Suivi fournisseurs : préparation des mises au paiement après validation RAID
- Lettrage clients/fournisseurs dans l'outil comptable
- Rapprochements bancaires selon la périodicité définie
- Préparation et transmission des éléments mensuels au cabinet comptable (Pennylane à venir)

Liaison Cabinet Comptable & éléments RH
- Interface avec le cabinet comptable : TVA, révision, préparation du bilan
- Collecte et transmission des éléments variables de paie (heures, primes, absences)
- Gestion des notes de frais et justificatifs
- Suivi administratif RH : contrats, visites médicales, déclarations, registre du personnel

Structuration & digitalisation (mission transverse)
- Participation à la migration et structuration SharePoint dans le cadre de Microsoft 365 Copilot
- Mise en place de routines de suivi : AO, facturation/DGD, fournisseurs, cabinet
- Formalisation de checklists et tableaux de bord légers pour fiabiliser les processus
- Force de proposition sur l'amélioration continue de l'organisation administrative