Assistant de Direction - Direction Générale Adjointe H/F

Vallee Sud-Grand Paris

Missions principales

Organiser la vie professionnelle des DGA :
Établir une relation de confiance
Organiser l'agenda et la prise des rendez-vous en fonction des priorités et échéances
Réaliser le suivi des tableaux de bord d'activité
Rappeler les informations importantes et transmettre les messages laissés
Organiser les déplacements

Gérer des dossiers, mettre en oeuvre des procédures définies :
Constituer, mettre en forme et suivre des dossiers administratifs
Vérifier les pièces des dossiers
Préparer l'instruction des dossiers dans le cadre d'une procédure précise

Assurer l'organisation de réunions :
Réserver des salles et des matériels adéquats
Préparer les dossiers, les convocations
Accueillir les participants
Assister éventuellement aux réunions : prise de note et rédaction de compte-rendu

Tenir le secrétariat des directions :
Réceptionner, traiter et diffuser le courrier et les messages électroniques.
Assurer le suivi du circuit des parapheurs
Scanner, photocopier et faxer les documents
Trier, classer et archiver des documents

Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (courriers types, notes, fax, rapports, tableaux, etc.)
Superviser administrativement l'action des assistantes au sein des 2 directions.
Gérer l'approvisionnement en fournitures du bureau et suppléer aux autres assistant(e)s sur les tâches urgentes en cas d'absence
Assurer les accueils physique et téléphonique
Suppléer l'agent du service courrier dans l'enregistrement des courriers dans le logiciel courrier de l'Administration

Profil recherché
Expérience reconnu en assistanat de direction avec une maîtrise de l'environnement des collectivités locales.

Savoir-faire et savoir-être
Maîtrise du pack office, des circuits et procédures administratives, de l'administration de bases de données, des instances et processus de décisions d'une collectivité
Sens de la discrétion et du respect de la confidentialité
Excellente maîtrise de l'orthographe
Gestion des priorités
Autonome, organisé(e), impliqué(e), rigoureux(se) et dynamique
Excellent relationnel

Conditions liées au poste

Environnement de travail favorable (salle de sport en accès libre, restauration sur site, prêt de véhicule pour les déplacements, place de parking .)
Participation de la collectivité aux frais de transport en commun ou versement du forfait mobilités durables
Participation de la collectivité à la couverture santé (mutuelle) et prévoyance
Télétravail 1j/semaine possible
Adhésion de la collectivité au CNAS
Noël des enfants et soirée du personnel
Logement de Vallée Sud - Grand Paris en bail mobilité (max. 10 mois) accessible aux futurs salariés et leur famille, selon disponibilité