Secrétaire d'Accueil H/F

Ass Departementale Pupille Ens Public

Sous l'autorité de l'assistant de direction (h/f), le titulaire du poste (h/f) aura pour principales missions :
1/ Assurer la gestion administrative des dossiers des personnes accompagnées conformément aux procédures internes en la matière :
- Traiter les demandes d'inscription (Réception de l'appel de la famille / création de la fiche sur le logiciel dédié
- Créer le dossier de la personne accompagnée sur le logiciel et sous format papier
- Récolter les informations administratives liées à la personne accompagnée et sa famille (adresse numéro de téléphone, école .)
- Assurer la mise à jour régulière des données dans les dossiers
- Assurer la gestion des prises en charge avec la CPAM
- Assurer l'archivage conformément aux procédures en la matière.
- Elaborer les conventions de stages pour les jeunes accueillis dans des établissements professionnels en appui du chargé des éducateurs spécialisés
- Elaborer les conventions avec les professionnels en libéral
2/ Gérer les transports des personnes accompagnées
- Créer, tenir à jour et ajuster les tournées en lien avec les chauffeurs internes et les transporteurs extérieurs (ambulances)
- Planifier les rendez-vous thérapeutiques avec les professionnels en libéral
3/ Assurer la gestion de l'accueil téléphonique et physique
- Assurer la tenue du standard
- Assurer l'accueil physique
- Gérer le courrier et les mails de la boîte mail générale
- Avertir les différents professionnels de l'arrivée des visiteurs
- Assurer la bonne tenue de l'accueil
4/ Assurer la gestion de la communication et de l'information auprès des interlocuteurs internes et extérieurs
- Assurer le rôle de relais en orientant les informations et les demandes vers les professionnels concernés et/ou les familles
- Traiter l'information
- Gérer le planning de réservation des salles de réunion
- Gérer la réservation des véhicules de l'établissement
5/ Être le garant du respect des procédures administratives internes et proposer des améliorations/évolutions en la matière
- Assurer la remontée des indicateurs vers l'équipe de direction
- Participer à la réflexion sur l'amélioration des procédures internes
6/ Assurer les commandes de fournitures administratives
- Gérer les stocks de fournitures administratives
- Recenser les besoins auprès des professionnels
- Effectuer les commandes auprès du fournisseur
7/ Appuyer les membres de l'équipe des services généraux
- Être en appui à l'équipe des services généraux pour le suivi et la planification d'intervention en interne ou avec des prestataires extérieurs
- Relayer les éventuels besoins recensés