Secrétaire du Département d'Enseignement Génie Civil Construction Durable H/F

Université Orléans

Mission

Au sein du département «Génie Civil Construction durable» de l'IUT de Bourges, vous devez assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs du département. Accomplir les tâches administratives et les travaux du secrétariat nécessaires au fonctionnement des formations pour l'ensemble des étudiants (FI, FA, FC).

Activités principales

Accueil et suivi administratif :

Accueillir et orienter les visiteurs.
Filtrer les appels téléphoniques et prendre les rendez-vous.
Répondre aux demandes de renseignements, rechercher les éléments de réponse ou transférer les demandes aux agents concernés.
Analyser le caractère d'urgence d'une demande.
S'informer auprès des personnels de la structure concernée de l'état d'avancement d'un dossier et en informer les demandeurs.
Assurer l'affichage d'informations du département, et sa mise à jour.

Gestion documentaire et suivi des dossiers :

Mettre en forme les courriers, notes et supports écrits (rédaction des courriers courants, supports documentaires...).
Mettre à jour les données dans le domaine d'activités.
Recueillir et consigner les informations et les pièces complémentaires nécessaires à un dossier.

Gestion administrative pédagogique :

Mettre en oeuvre des procédures pour traiter des informations d'ordre pédagogique.
Saisir les conventions de stage et en assurer le suivi administratif.

Gestion logistique et événementielle :

Préparation des évènements liés au département.
Participer aux évènements liés à l'établissement (IUT/UO).
Chargée de voyage pour le département d'enseignement (transport et hébergement).
Gestion de l'approvisionnement en fournitures et consommables pour le département.