Assistant·e de Projet Logistique et Administratif H/F

Expertise France

Au sein du département « Développement Durable », l'Assistant.e. de projet, sous la responsabilité du Directeur du Programme Green Overseas (ou la personne qu'il désignera), accompagnera et appuiera l'équipe du Programme dans la coordination et gestion des aspects logistiques et évènementiels, d'autres aspects liés à la gestion opérationnelle, administrative et financière du Programme.
Les principales missions confiées à l'Assistant.e. de projet, sont les suivantes, les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives:

Gestion logistique & évènementiels :
- Organisation et gestion en direct des déplacements des missionnaires et intervenants (animateurs, experts, formateurs, prestataires) en collaboration avec un prestataire voyages
- Réservation des billets d'avion/train, location de voitures et autres moyens de transport
- Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements
- Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts
- Coordination de l'organisation d'événements en France et à l'étranger
- Appuie à l'organisation et coordination d'événements spécifiques (missions experts ou siège, séminaires et réunions) : préparation des déplacements (billets d'avion, ordre de mission), gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction, DHL .) ;
- Elaboration (avec appui de l'équipe) et suivi des contrats de prestation de service (pour prestataires évènements et autres fournisseurs de service liés à la logistique et ou à l'évènementiel)
- Mise en payement des prestations en appui des collègues administratifs-financiers et d'autres membres de l'équipe GO

Gestion administrative & financière :
- Préparation et suivi des factures fournisseurs, des paiements des prestataires et des experts en appui au(x) chargé(s) de projets (élaboration des factures et des bons à payer, vérification de la conformité des pièces justificatives et factures, relances éventuelles) ;
- Appui au RAF et Chargé.e de Projets dans le suivi financier et budgétaire du projet (tient le journal de dépenses, élaboration des prévisions, préparation des clôtures annuelles, préparation d'audits, refacturation bailleur);
- Appui au RAF/ Chargé.e de Projets dans le suivi administratif du projet et le reporting (relecture rapports, vérification conformité, mise en page.) ;
- Appui à la passation de marché (élaboration et publication des documents, élaboration des contrats.).

Gestion de l'organisation opérationnelle :
- Appui le.a Coordonateur.rice de Projets dans leur fonction de backstopping pour le suivi opérationnel du projet, notamment les échéances, la vérification de la réception et conformité des livrables ou documents opérationnels (références, mise en page, etc.) ;
- Appui dans le recrutement des experts (contribution à la préparation fiche de postes, publications, accueil des nouveaux arrivants) ;
- Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents, .).

Profil souhaité

Compétences techniques :
- Minimum Bac +2 Bac +3 en gestion transport et logistique, tourisme, distribution, ou autre cursus pertinent (évènementiel, administration, finance.)
- Minimum 3 ans d'expérience professionnelle dans la gestion de la logistique et transport, des aspects administratifs et financières et/ou le contrôle et appui à la gestion de projets de coopération
- Expérience confirmée en coopération internationale
- Expérience dans la gestion de projets financés par l'Union européenne est un atout
- Avoir travaillé sur des projets multi-acteurs et dans un contexte international est un plus
- Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel
- Compréhension aisée des outils et technologies utilisés dans le cadre de la gestion des voyages (plateforme etc.)
- Maîtrise des logiciels PTD, SAGE X3 et ATLAS