Assistante de Direction - Mairie de Nevers H/F

Communes

La Ville de NEVERS recrute 1 ASSISTANT DE DIRECTION (H/F) au sein du Cabinet du maire à Temps complet

GRADES CIBLES : Rédacteur territorial / Adjoint administratif confirmé

Placé(e) sous la responsabilité de la cheffe du service du Secrétariat des Elus, vous aurez pour missions :

Assurer la transversalité des missions du secrétariat des élus-polyvalence-continuité du service public.

Gestion du portefeuille des élus
- Gérer l'agenda des élus
- Caler les rdv et demander les notes auprès des services (via onglet Interventions)
- Assurer le lien entre élus/services et élus/usagers
- Gérer les boites mail (à la demande de l'élu)

Suivi de dossiers et présence en réunions
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Assister à des réunions pour prise de notes
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers

Gestion des représentations
- Assurer la présence d'élus dans les réunions, instances et événements
- Préparation du dossier support en lien avec les directions
- Faire lien et réponse à l'organisateur

Gestion des notes
- Assurer le suivi des notes, veiller au respect du délai et relancer le cas échéant
- Former le service à l'outil utilisé

Gestion des salles
- Traiter les demandes de réservations de salles par les élus et les services

Soutien à la directrice de cabinet en charge de la communication
- Caler les rendez-vous presse/élus/services et informer les acteurs concernés
- Assister dans certaines tâches administratives

Médiateur
- Etre le référent du médiateur
- Frapper les courriers à sa demande
- Prendre ses RDV


Instances municipales (bureau municipal et conseil municipal) et loge USON par alternance
- Etablir les procurations des élus absents du portefeuille et les transmettre au service conseil municipal
- Caler les points et préparations CM aux agendas
- S'assurer que les instances municipales ne se déroulent pas en même temps que les instances agglo
- Etablir l'état de présence des élus et le transmettre en amont au directeur de Cabinet
- Bureau municipal : présence, prise de notes, comptes rendus
- Conseil municipal : participer aux réunions préparatoires et assurer la présence au conseil municipal
- Assurer une présence en loge à l'USON

Voeux
- Préparer les parapheurs de voeux à soumettre au Maire
- Envoi des cartes de voeux papier et dématérialisées