Responsable du Pôle Pré-Archivage - Conseil Departemental du Gers H/F

Conseils départementaux

Le Département du Gers recrute un·e responsable du pôle pré-archivage, à temps complet, pour le service Courrier et Documentation au sein de sa Direction Moyens Généraux - Résidence administrative : AUCH.

L'agent·e sera placé·e sous l'autorité hiérarchique de la Cheffe du service et sous l'autorité fonctionnelle de l'archiviste chargé·e de la collecte des services départementaux aux Archives Départementales.

Cadre d'emplois : assistant·e de conservation du patrimoine et des bibliothèques.

Missions :
Gestion du pré-archivage du Département

- encadrer l'équipe du pré-archivage et organiser ses activités ;
- participer aux réunions du service documentation, courrier ;
- accompagner les services dans la gestion de leurs archives (réseau de référents archives, conseil) en appliquant les chartes d'archivage en vigueur ;
- mettre en oeuvre le programme de collecte et d'éliminations ;
- répondre aux demandes d'emprunt des services de la collectivité ;
- intégrer les versements au pré-archivage dans le logiciel Thot, appliquer les délais de conservation ;
- gérer le local de conservation du pré-archivage et les salles d'archivage des services versants ;
- tenir à jour le récolement du site de pré-archivage ;
- effectuer les recherches administratives ;
- participer à la formation de l'équipe du pré-archivage ;
- participer à la sensibilisation des agents de la collectivité au pré-archivage.

Gestion des archives définitives du Département

- participer aux réunions du service Collecte et Traitement des Archives départementales ;
- collecter
- appliquer les règles du traitement scientifique
- Participer aux présidences de salle


Participation à la réflexion et à la mise en oeuvre de l'archivage numérique dans la collectivité

- participation à la réflexion et à la mise en oeuvre de l'archivage numérique sous la direction des Archives départementales ;
- participer aux groupes de travail qui seront constitués dans le cadre de la mise en oeuvre de l'archivage numérique ;
- prioriser et coordonner les actions de pré-archivage à mener dans le cadre du projet archivage numérique ;
- assurer la veille juridique et technique ;
- accompagner les services ;
- conseiller, sensibiliser les services dans la gestion de leurs documents « papier » et « numériques » ;
- mise en place d'actions de communication ;
- mettre en place des outils et process afin d'optimiser la gestion des données de la collectivité.