Responsable du Pole Affaires Institutionnelles H/F

Universite Paris-Saclay

Mission du service / positionnement hiérarchique :
Mission : Affaires institutionnelles
Rattachement au Directeur des affaires juridiques et institutionnelles.
Relations fonctionnelles : présidence, vice-présidents, directions centrales, composantes, rectorat, ministère.

Finalité : Garantir la sécurisation juridique et le bon fonctionnement des instances de l'établissement, organiser les processus électoraux et assurer la gestion administrative de la section disciplinaire dans le respect du cadre réglementaire applicable aux établissements publics d'enseignement supérieur.

Missions principales de l'agent :
Pilotage des instances :
- Organiser et assurer, en liaison avec la gouvernance, le fonctionnement des 4 principales instances de l'Université : le Conseil d'administration (CA), le Conseil académique (CAC), la Commission de la recherche (CR) et la Commission de la formation et la vie universitaire (CFVU) selon l'intégralité de la procédure prévue depuis la programmation et le déroulé des séances jusqu'à la publication des actes votés.
- Élaboration et suivi des calendriers institutionnels
- Veiller au respect des règles légales et réglementaires pour le fonctionnement des instances
- Apporter le conseil et l'assistance juridiques à la gouvernance, aux instances, services et directions de l'Université tout au long du process de réunion des instances notamment pour l'élaboration des délibérations soumises au vote des instances, les domaines de compétences des instances, les procédures et délais à respecter, les règles de publication et le contrôle de légalité ;
- Contrôler la régularité juridique dans la forme et le fond des délibérations proposées au vote des instances, et le cas échéant les rédiger

Piloter les processus électoraux
- Planification et organisation des scrutins (conseils centraux) et accompagnement des composantes dans leur processus électif
- Élaboration des arrêtés électoraux
- Gestion des listes électorales
- Organisation matérielle des scrutins (électronique)
- Gestion des contentieux électoraux en lien avec le service juridique
- Veille réglementaire en matière électorale

Piloter la section disciplinaire
- Organisation des procédures disciplinaires (usagers et/ou personnels)
- Sécurisation juridique des procédures
- Préparation des séances en lien avec le service juridique
- Rédaction et notification des décisions
- Interface avec les autorités académiques et juridictions administratives le cas échéant
Piloter les délégations de signature
Piloter les délégations de signature
Participer à la mise en place d'un outil de gestion et suivi des conventions
Conduire toute étude les processus et proposer des améliorations
Conduire à des actions de formation
Management et pilotage du service
- Encadrement et animation d'une équipe de 3 agents
- Répartition et planification des activités
- Fixation des objectifs et évaluation annuelle
- Développement des compétences
- Optimisation des procédures et outils