Assistant - Assistante de Direction H/F

Service Public

MISSIONS

Au sein de la Direction, l'assistant/assistante concourt à l'organisation quotidienne des activités de l'équipe de direction, prioritairement celle du Directeur. Elle/Il recueille et traite, dans le domaine administratif, les informations nécessaires à la préparation des dossiers de l'équipe de Direction. Elle/Il assure la gestion des relations internes et externes, françaises ou étrangères. Elle/Il est garant de l'organisation de l'agenda du directeur.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Elle/Il est chargée/chargé d'assister la Direction sur l'ensemble des activités relevant de son domaine :

Gérer l'agenda du Directeur, suivre et rappeler les échéances,

Veiller à la bonne exécution des déplacements des membres de la Direction,

Gérer le courriel du Directeur,

Réceptionner, filtrer et orienter les contacts téléphoniques et physiques ainsi que les courriers de la Direction.

Sous l'autorité de la Direction, assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions des Conseils de gouvernance et Comités scientifique.

Rédiger les comptes-rendus des conseils et assurer leur diffusion et archivage.

Sous l'autorité de la directrice des études, assurer la gestion des campagnes de soutien à la recherche (allocation de terrain, contrat doctoral, contrat postdoctoral, délégation scientifique, soutien à la mobilité internationale),

Participer à la fabrication du rapport d'activités de l'EFEO.

Rédiger des courriers administratifs pour différents types de destinataires, en particulier adressés à d'éminentes personnalités, en français ou en anglais et les archiver,

Accompagner les personnels dans leurs démarches d'obtention de visas de travail à l'étranger ou de passeports diplomatiques,

Préparer des certificats administratifs, attestations, décisions, délégation de signature,

Veiller à la signature de documents, à leur transmission et archivage,

Assurer un premier niveau de réponse aux sollicitations d'interlocuteurs divers,

Organiser et gérer un système de classement pertinent et efficace, y compris numérique,

Assurer l'accueil et la prise en charge des invités,

Participer à la continuité de service de la gestion de l'établissement.

Assurer la circulation de l'information dans les services, les équipes scientifiques et les centres,

Assurer la réalisation matérielle, budgétaire, la logistique et la mise en oeuvre d'actions ou d'évènements (réunion générale, réception de partenaires ou de délégations d'officielles, invitations et voeux etc.),

Contribuer à la mise à jour du site web et de l'intranet sur le périmètre de la Direction.