Assistant du Cabinet du Maire - Mairie d'Ambares-Et-Lagrave H/F

Communes

Soutenir la direction du cabinet du maire au quotidien.

Sous l'autorité du Directeur de Cabinet, vous apportez un appui direct au Maire et à son Cabinet dans l'organisation quotidienne et la gestion administrative de la collectivité.Assister le Maire :Assurer la gestion quotidienne de son agenda (permanences, réunions, déplacements) et veiller à la bonne organisation de ses rendez-vous,Accompagner le suivi administratif de ses rencontres, notamment avec les administrés, en lien étroit avec le Directeur de Cabinet,Filtrer les appels et garantir une circulation fluide de l'information,Préparer les dossiers nécessaires aux réunions en coordination avec les services municipaux,Rédiger ou mettre en forme les courriers et documents officiels,Actualiser les fichiers institutionnels et les contacts partenaires,Assurer la prise de notes et la rédaction de comptes rendus,Représenter ou accompagner le Maire lors de manifestations protocolaires ou de réunions en l'absence du Directeur de Cabinet.Assister le Maire dans le cadre de ses délégations métropolitaines :Préparer les dossiers métropolitains et en proposer une synthèse en collaboration avec le Directeur de Cabinet,Assurer une veille régulière sur les dossiers sensibles ou stratégiques.Assister le Directeur de Cabinet :Participer au suivi administratif des rendez-vous et des sollicitations du Cabinet,Assurer une veille sur les fiches de permanences et les courriers nécessitant un traitement particulier,Rédiger les comptes rendus des réunions de service,Contribuer à l'organisation de réunions ou de manifestations protocolaires,Participer à la préparation des conseils de quartier et autres réunions publiques dans le cadre de la démocratie locale,Appuyer les actions de communication : relecture du magazine municipal, rédaction de publications Facebook liées à l'activité du Maire.Gérer le budget du Cabinet :Élaborer le budget du Cabinet en lien avec le Directeur de Cabinet,Suivre son exécution et assurer le contrôle des dépenses,Établir les bons de commande (traiteurs, cérémonies, cotisations, fleurs, etc.).