Assitant·e Administratif. Ve H/F

la Cecilienne

Sous l'autorité du Président de l'école de musique, vous effectuerez vos missions au sein de l'école de musique composée de 130 élèves (enfants et adultes) et de 10 professeurs. L'Ecole comprend une Harmonie, un orchestre junior et différents ateliers de musique (rock, jazz, chant, .).
Vos principales missions sont :
1. Accueil
- Assurer l'accueil physique et téléphonique auprès des différents publics de l'école (enfants, parents, enseignants)
- Inscriptions aux cours - réception des parents
- Transmission des messages aux adhérents, professeurs

2. Suivi administratif
- Répondre aux courriers-notes-mails auprès des élèves-parents-professeurs en lien avec le Président
- Gestion dossiers d'inscriptions en lien avec le Président
- Recueil mensuel des heures supplémentaires des professeurs
- Suivi de la facturation en lien avec la Trésorière
- Edition des attestations d'inscriptions et de niveaux en lien avec la directrice pédagogique et le Président
- Edition et envoi des bulletins semestriels
- Edition des fiches de suivi et d'évaluation
- Suivi des absences des élèves
- Gestion des prêts d'instruments
- Suivi des convocations des examens en lien avec la directrice pédagogique
- Gestion et édition des résultats d'évaluation
- Etablissement de tableaux de bord statistique à la demande du Président
- Gestion des réservations des salles pour les répétitions des concerts auprès de la Mairie

3. Communication :
- Gestion de la communication évènementielle auprès de la Mairie

LIEU DE TRAVAIL
Espace Ganathain, 2 place Colette Besson 69730 GENAY
Temps de travail : 4h par semaine
présence sur site obligatoire le mercredi après midi

PROFIL RECHERCHE
- Diplôme BEP Gestion/Administration ou Bac secrétariat
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Outlook
- Organisé.e, rigoureux.euse, autonome, vous savez rendre compte à votre hiérarchie
- Réactif.ve
- Qualités relationnelles, patient.e
- Aisance rédactionnelle
- Discrétion
- Connaissance du fonctionnement d'un établissement d'enseignement artistique apprécié