Assistant·e de Direction H/F

Service Public

Secrétariat standard
- Assurer l'accueil et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier
- Assurer la gestion des messages téléphoniques et électroniques
- Saisir, alimenter et mettre à jour des bases de données, tableaux de bord, mailings listes dédiées à la gestion administrative
- Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, ...), les reproduire et les diffuser
- Classer et archiver les documents

Secrétariat de direction
- Assister les Directrices
- Gérer l'agenda de la Directrice et contrôler les échéances
- Préparer et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements de la Directrice
- Assurer l'interface entre les différents services et départements de la composante, la Directrice et l'Université
- Organiser le circuit de traitement et de signature des parapheurs
- Être référent I-parapheur pour les conventions
- Elaborer et suivre le calendrier annuel de l'UFR SMBH
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le fonctionnement de la composante
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Recueillir, traiter, diffuser et faciliter la circulation des informations internes et externes nécessaires au fonctionnement de la composante
- Assister les personnels et les usagers et répondre aux demandes d'information
- Assurer le soutien logistique de l'activité de la Direction
- Gérer la programmation du contrôle d'accès via l'application MATRIX
- Gérer les commandes de la Direction

Organisation d'événements pour la direction de l'UFR
- Identifier les besoins, réserver les salles
- Demander les prestations auprès des fournisseurs (traiteurs et professionnels) et en assurer le suivi
- Elaborer la liste des invités et envoyer les invitations
- Coordonner l'ensemble des opérations avec les différents services (appariteurs, techniciens, sécurité et sûreté...)

Organisation des réunions institutionnelles
- Assurer en lien avec la Directrice et la Directrice Administrative
- Préparation des réunions institutionnelles (conseil de gestion et bureau, commission des Moyens, commission Pédagogiques médecine et filières ; ainsi que le comité de site) : envoi des convocations, diffusion de l'ordre du jour, élaboration et gestion des feuilles de présence, traitement des procurations, reproduction et distribution des documents de travail,
- Assurer la logistique de la salle (notamment mise en place des moyens de communication par visioconférence)
- Assister aux différentes instances de la composante
- Rédiger les relevés de décisions ; les comptes-rendus et en assurer la diffusion

Soutien à la gestion RH
- Participer au traitement des dossiers en lien avec les directrices et la responsable du service RH
- Suivre les dossiers examinés en conseil de gestion restreint (rédaction des PV pour les instances)
- Assurer la continuité de service en cas d'absence au service RH