Gestionnaire en Documentation H/F

Adecco

Adecco recherche pour son client un profil : GESTIONNAIRE EN DOCUMENTATION (H/F)

Dans le cadre de l'arrivée de nouveaux projets au sein de la Business Unit Innov, la charge de travail documentaire augmente ponctuellement. Pour renforcer l'équipe, nous recherchons un Gestionnaire de Documentation (H/F) afin d'assurer la bonne gestion, la diffusion et l'archivage de la documentation technique Clients et Fournisseurs.

Missions principales.
1. Constitution des packages documentaires Clients/Fournisseurs.
- S'appuyer sur la Project Document List (PDL) pour identifier les documents/plans attendus.
- Suivre et relancer les différentes disciplines internes pour obtenir les documents nécessaires.
- Suivre le circuit de signatures et relancer si besoin.
- Regrouper et finaliser l'ensemble des documents constituant les packages.

2. Diffusion des packages documentaires.
- Préparer les bordereaux d'envoi (transmittals).
- Envoyer les packages aux Clients et Fournisseurs.
- Assurer la traçabilité via un tableau de suivi dédié.

3. Gestion de la documentation technique Fournisseurs.
- Être le point de contact unique pour la réception de la documentation technique Fournisseurs.
- Assurer l'archivage et la diffusion interne auprès des équipes projet et disciplines concernées.
- Suivre, relancer et garantir les retours commentés vers les Fournisseurs dans les délais contractuels.

4. Archivage et conformité documentaire.
- Garantir un archivage cohérent entre les différents projets gérés.
- Être l'interlocuteur principal du service en charge des Dossiers Constructeurs.
- Assurer le respect des exigences documentaires contractuelles des Clients.

5. Suivi d'avancement documentaire & amélioration continue.
- Suivre l'avancement documentaire et identifier les écarts (contenu, délais, conformité).
- Alerter en cas de dérive et proposer des actions correctives.
- Participer à l'amélioration continue des processus documentaires (outils, méthodes, pratiques).

Formation.
Master lié à la gestion documentaire :.
- Master Stratégies informationnelles et documents numériques
- Master Information, documentation
- Master Gestion Stratégique de l'Information
- Master Sciences de l'information et des bibliothèques
- Master Information scientifique et technique

Compétences techniques appréciées.
- Connaissance du déroulement d'un projet d'ingénierie.
- Connaissance des flux documentaires internes/externes.
- Maîtrise de la suite Office.
- Niveau d'anglais intermédiaire (échanges mails)

Compétences comportementales.
- Bon relationnel & communication claire.
- Sens des priorités.
- Rigueur, sens de l'organisation et méthode.
- Travail en équipe.
- Polyvalence & réactivité dans un environnement dynamique.
- Force de proposition.

Production attendus.
Listes / Tableaux (Excel, bases de données).
- Project Document List (PDL) mise à jour
- Tableau de traçabilité des envois
- Suivi d'avancement documentaire (écarts, délais)

Documents structurés (Fichiers ZIP, répertoires).
- Packages documentaires Clients/Fournisseurs
- Documentation technique Fournisseurs archivée
- Dossier d'Archivage Final du Projet (Dossiers Constructeurs)

Documents rédigés (Word, PDF).
- Bordereaux d'envoi / Transmittals
- Propositions d'amélioration continue