Assistant de Direction Is H/F VINCI Facilities SIP

VINCI Facilities SIP (21M€ de CA, 106 collaborateurs) recherche un Assistant Administratif F/H en CDI posté chez un client, pour accompagner son développement. Le poste est basé à Paris (8e Arrondissement) dans un bâtiment de 12 000 m2. En rejoignant VINCI Facilities SIP, vous intégrez une entreprise à taille humaine, mobilisée pour accompagner ses clients Premium à prendre soin de leurs bâtiments et de leurs occupants (Facility Management).

Vous serez le/la représentant(e) de notre Entreprise auprès de notre client et un des interlocuteurs privilégiés sur le site.

Sous la responsabilité du Responsable d'Affaires et du Responsable de Contrat, vous aider votre responsable dans le pilotage administratif du contrat : Multi technique & services aux occupants.

Vos missions principales seront les suivantes :

Gestion administrative quotidienne
Gérer la boîte mail de l'équipe FM et assurer une répartition efficace des demandes.
Rédiger, mettre en forme et diffuser les documents administratifs : comptes-rendus, notes internes, courriers, tableaux de bord, reporting.

Support à l'exploitation FM
Enregistrer, suivre et clôturer les demandes d'intervention via l'outil GMAO / CAFM.
Veiller à la qualité et à la complétude des informations saisies dans les systèmes (planning, interventions, documents).
Planifier et coordonner les interventions (préventif et correctif) avec les équipes techniques et les prestataires externes.
Accompagner le Responsable d'Affaires ou Responsable de Contrat dans la préparation des plans de prévention, habilitations, accès site, demandes de badges.

Suivi documentaire et conformité
Mettre à jour la base documentaire du contrat : registres de sécurité, attestations, contrôles réglementaires, rapports techniques.
Préparer les audits internes/externes et assurer la conformité administrative du contrat.
Suivre les contrats fournisseurs (échéances, renouvellements, certifications).

Gestion financière et achats
Rassembler et contrôler les éléments nécessaires à la facturation mensuelle du contrat.
Traiter les demandes d'achats : devis, bons de commande, réception des prestations, rapprochements avec la facturation.
Mettre à jour les tableaux de suivi budgétaire et analyser les écarts simples.

Relation client et qualité de service
Assurer une interface professionnelle, soignée et réactive avec le client occupant et les utilisateurs du site.
Suivre les indicateurs de service (KPI), remonter les alertes et proposer des actions d'amélioration.
Participer aux réunions de pilotage avec le client et rédiger les comptes-rendus.

Contribution à la vie du site
Participer à l'organisation logistique d'événements internes : réunions, comités, visites, animations.
Gérer l'approvisionnement des consommables et des services généraux en lien avec les équipes FM.