Gestionnaire Administratif. de la Direction du Développement Urbain - les Lilas H/F

Communes

Placé sous l'autorité du Directeur.rice adjoint.e de la DDU, vous aurez en charge les missions suivantes :

DEFINITION DU METIER :
Reçoit et informe les interlocuteurs de la direction et des services qui la compose, et assure un rôle d'assistance de direction. Assiste également les encadrants et les agents dans l'organisation administrative du travail des services. Recueille, traite et assure un suivi des informations, données et dossiers administratifs.

ACTIVITES TECHNIQUES :
- Rôle d'interface et d'information auprès du public et des interlocuteurs de la direction (notaires, partenaires, porteurs de projet, etc.), gestion d'appels téléphoniques et de boîtes mails génériques
- Enregistrement, saisie et pré-instruction de dossiers, notamment des dossiers d'autorisation de droits des sols et des déclarations d'intention d'aliéner (DIA)
- Traitement, gestion et suivi de courriers (parapheurs du service, attestations et certificats, reprographie...)
- Gestion de l'information, organisation, classement et archivage de documents
- Secrétariat de la direction et de chacun de ses services
- Organisation de réunions et tenue d'agendas

ACTIVITES SPECIFIQUES :
- Travail en transversalité avec les différents services et agents de la direction, et avec différent partenaires internes ou externes à la Ville
- Instruction des certificats d'urbanisme et pré-instruction des déclarations d'intention d'aliéner
- Gestion du courrier, des parapheurs, des commandes de matériels administratifs et des archives de la direction et de ses services
- Participation aux activités de statistique / gestion et transmission de données du service liées aux autorisations de droit des sols (attestations, certificats données SITADEL...)
- Assure prioritairement le remplacement des agents d'accueil de la DGST en cas de congés ou d'absence