Assistante de Direction Auprès de la Dgs - Mairie de Mennecy H/F

Communes

Au sein de la Direction Générale, l'assistant(e) de direction accompagne la DGS dans l'organisation quotidienne de son travail. Elle contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance administrative en binôme avec l'autre assistante. L'assistant(e) aura en charge :

- Gérer l'agenda, planifier et organiser les réunions et rendez-vous,
- Préparer les dossiers selon les réunions du lendemain
- Assurer l'organisation logistique et matérielle des réunions et le cas échéant préparer les déplacements professionnels nécessaires,
- Prendre des notes, rédiger des documents (notes, courriers, courriels) et mettre en forme tous supports écrits (courriers, supports de présentation)
- Rédiger ou formaliser des comptes rendus et assurer le suivi des réunions (transmission des comptes rendus et suivi des décisions)
- Rédiger et diffuser les ordres du jour des réunions, les convocations et documents préparatoires aux réunions dans les délais de prévenance requis,
- Garantir la bonne organisation administrative des conseils municipaux et assurer le suivi des délibérations (procès-verbal, diffusion et publication)
- Télétransmettre des actes (délibérations, décisions, arrêtés) au service de légalité de la Préfecture
- Organiser le classement et l'archivage physique et numérique des documents et dossiers
- Assurer la gestion administrative et le traitement du courrier
- Assurer l'accueil téléphonique et physique au secrétariat de la DG
- Gérer les assurances de la commune :
o La gestion des sinistres et réclamations : analyse des déclarations, coordination avec les assureurs, suivi des indemnisations, évaluation des responsabilités...
o L'analyse juridique et technique des dossiers : étude des pièces, lecture de contrats, suivi financier, opportunité de recours...
o Le suivi des contentieux et précontentieux : participation aux expertises, accompagnement des services, lien avec les partenaires juridiques...
Contraintes du poste : Amplitude de travail élargie en roulement avec l'autre assistante et présence impérative aux conseils municipaux

Lieu de travail : Centre administratif Jacques BROZ

Temps de travail : 37h30/ semaine