Assistant Administratif H/F Institut Curie

Service

La mission de la Direction de l'Enseignement (Advance Training Office) est de coordonner, diffuser et promouvoir les activités de formation et développement de carrière à l'Institut Curie et faire connaitre l'offre de formation de l'Institut à l'extérieur.

Pour en savoir plus:

Au sein de la Cellule Enseignement, service support dédié à l'enseignement, vous interviendrez en soutien de l'équipe pour tous les aspects administratifs.

Missions Principales

Au sein de la Direction de L'Enseignement (Advanced Training Office), vous êtes rattaché(e) à la directrice de l'Enseignement Graça Raposo, et vous assurerez la mise en oeuvre et le suivi des opérations financières, RH et administratives liées à l'activité du service sur le périmètre du Centre de Recherche de L'Institut Curie, dans le respect des techniques, règles et procédures.

Activité 1: Organisation et gestion des frais

• Établissement de notes de frais et demandes de remboursement (transmises au service comptabilité)

• Saisie des commandes (bons de commande), transmission des commandes aux fournisseurs, gestion litiges, saisie des bons de livraison, transmission des factures au service comptabilité

• Soutien à la gestion des frais de participation aux cours payants

Activité 2: Gestion et contrôle budgétaire générale du service

• Assurer et suivre le processus de dépenses avec les commanditaires, les services financiers internes et les fournisseurs externes

• Garant de la bonne utilisation des fonds générales du service

Activité 3: Soutien logistique des activités de formation

• Soutien à l'organisation des séjours / voyages et de personnes extérieures

• Réception de prestataires

Activité 4: Secrétariat

• Assurer la planification des réunions d'équipe

• Réservation de salles, restaurants

• Classement, archivage

Spécificités du poste: Contexte international, interactions fréquentes avec des interlocuteurs variés.

Ces tâches ne sont pas exhaustives et pourront être complétées par des missions ponctuelles en fonction des besoins du service.

Formation et expérience

• Diplôme : Bac +3 idéalement en gestion administrative ou en économie et de gestion

• Poste ouvert avec un minimum de 2 ans d'expérience dans des fonctions administratives.

Dynamique, professionnel(le) et très orienté(e) « service », votre relationnel et votre capacité à vous approprier les sujets en travaillant de manière autonome sont reconnus. Il est également essentiel d'être à l'aise avec les aspects règlementaires, les procédures financières et RH et l'utilisation des outils numériques

Compétences et qualités requises

• Avoir compétences générales en gestion financière et RH publique et/ou privé

• Savoir mettre en oeuvre des procédures pour collecter et traiter des informations spécifiques au domaine de la gestion administrative et financière

• Langue Anglaise B2 (cadre européen commun pour les langues)

• Maitrise complète des outils bureaucratiques (Microsoft 365, Teams, ...)

• Savoir hiérarchiser et organiser ses activités en tenant compte des contraintes et des échéances

• Savoir travailler en équipe

• Faire preuve d'autonomie et de rigueur professionnelles.

• Aisance en communication interpersonnelle et une bonne capacité d'écoute

• Être en mesure de vous adapter à des interlocuteurs variés.

Toutes nos opportunités sont ouvertes à des personnes en situation de handicap.

Informations sur le contrat

Type de contrat: CDD

Date de démarrage: : Dès que possible

Durée du contrat: : 6 mois

Temps de travail: Temps complet

Rémunération: selon les grilles en vigueur

Avantages: Restauration collective, prise en charge du titre de transport annuel à 70%, mutuelle d'entreprise

Localisation du poste: Paris

Contact

Pour postuler, merci d'envoyer CV et lettre de motivation

L'Institut Curie est un employeur inclusif respectant l'égalité des chances.

Il s'engage également à appliquer des normes exigeantes en matière d'intégrité de la recherche.