Assistant de Direction - Syndicat Union des Marais de la Charente Maritime - Enseigne de Perigny H/F

Structures de coopération territoriale

Sous l'autorité hiérarchique du directeur général et de la directrice administrative/RH, vous assistez l'équipe de direction et notamment le directeur général en termes d'organisation des plannings, de gestion administrative, d'information, d'accueil et de suivi des dossiers administratifs généraux de l'établissement.

- Gestion de l'accueil et des relations extérieures pour la Direction
- Accueil physique et téléphonique
- gestion des relations avec les élus, les adhérents et les partenaires institutionnels
- Gestion du courrier
- Enregistrement et diffusion du courrier entrant
- suivi des courriers nécessitant une réponse adaptée
- télétransmission des actes en préfecture
- Gestion de planning
- Planification et organisation de réunions et évènements internes et externes
- gestion du planning du Président
- Secrétariat administratif
- Rédaction et mise en forme de documents administratifs (notes, comptes-rendus, relevés de décision, ordre du jour) - classement et archivage
- organisation, préparation et suivi des bureaux et comités syndicaux - préparation des dossiers,
- recherches documentaires
- mise à jour de documents internes et de BDD
- gestion des adhésions/retraits
- Communication : participation à la communication interne et externe par la rédaction d'articles, articles de presse et documents
Missions annexes :
- Etabli le planning des permanences téléphoniques et participe aux permanences juillet/août
- met à jour le listing téléphonique
- gère le parapheur électronique et la télétransmission des actes en cas d'absence de la directrice adm.
- gère la dématérialisation des marchés publics en cas d'absence de la directrice administrative