ou un Responsable du Secrétariat des Élus - Mairie de Reze H/F

Communes

Le secrétariat des élus a pour mission de faciliter le travail de proximité des élu·es sur le territoire rezéen en assurant un rôle clé d'interface entre les élu·es, le cabinet, les services municipaux, et les habitantes et habitants. Il s'inscrit au coeur de la relation entre l'exécutif municipal et l'administration, dans un environnement marqué par des enjeux politiques, institutionnels et de proximité.
Sous la responsabilité du cabinet et au sein d'une équipe de 4 agents, la ou le responsable du secrétariat des élu·es encadre une équipe composée de 3 assistantes d'élu.es, et 1 chargée du protocole.

Vous évoluez dans un environnement réactif, rythmé par les contraintes politiques et les imprévus du quotidien. Votre connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ainsi que vos capacités d'organisation et de coordination vous permettent d'accompagner votre équipe et de répondre aux attentes des élu.es.
Vos missions s'articulent autour de 3 grands axes :

Encadrer le secrétariat des élu.es :
- Animer et accompagner une équipe expérimentée dans un environnement exigeant
- Apporter un cadre, réguler l'activité et soutenir les agentes dans la gestion des priorités
- Veiller à l'équilibre de la charge de travail et aux conditions d'exercice du service
- Arbitrer et sécuriser les situations complexes ou sensibles
- Suivre les priorités en lien avec le cabinet
- Assurer le suivi budgétaire et comptable du secrétariat
- Participer à l'organisation et à la gestion du protocole (organisation des évènements)

Assister les élus dans l'exercice de leurs fonctions :
- Assister une dizaine d'élu·es, dont le premier adjoint et les élu·es métropolitain·es : gestion des agendas, rédaction des courriers et documents à leur signature
- Organiser et coordonner les réunions nécessitant la présence d'élu.es (planification, préparation des dossiers, suivi des participants)
- Assurer les communications téléphoniques et courriels avec les partenaires extérieurs
- Accompagner les élus de quartier dans leurs fonctions : préparation des réunions et permanences (en lien avec le dialogue citoyen), suivi des remontées et préparation des réponses

Être en soutien du cabinet :
- Accompagner le cabinet : suivi des demandes d'audience, suivi des dossiers associés, gestion des agendas du cabinet
- Accompagner les instances de gouvernance : préparation, organisation, et rédaction de comptes-rendus, aide à la préparation des conseils municipaux