Documentaliste H/F

Randstad

Vos missions principales :

- Phase préliminaire

Répertorier toutes les spécifications client du projet nécessaires à la préparation du suivi documentation
Identifier les documents relatifs au projet
Répertorier et préparer la liste récapitulative des documents du projet (documents fournit en interne ou externe : fournisseurs)
Soumettre la liste récapitulative au client pour l'obtention de son approbation
Assister à la réunion de lancement d'affaire


- Suivi de la documentation :

Collecter la documentation (en interne et en externe)
Mettre en forme la documentation en fonction du client et du projet (page de garde, numérotation, imprimés spécifiques, « data sheet », etc)
Préparer les sommaires des dossiers de contrôle et des dossiers techniques, le tableau de lubrification, etc.
Transmettre la documentation au client (format électronique) pour approbation
Suivi des envois et retours de documents jusqu'à l'approbation finale du client
Communiquer la documentation aux services concernés pour les modifications éventuelles
Mettre à jour régulièrement du tableau de bord interne permettant le suivi collectif de la documentation


- Documentation finale :

Préparer les dossiers techniques pour la mise en route des matériels (plan, spécification techniques, notices de mise en route, etc)
Préparer les dossiers de contrôle (certificats de chaque équipement interne et externe), qui seront remis aux inspecteurs
En cas de non-conformité suite à l'inspection, réviser les dossiers concernés
Engager le duplicata ou la numérisation des dossiers
S'assurer de l'expédition de la documentation vers le client final
Anticiper le cas échéant, le duplicata, pour ne pas retarder l'expédition du matériel
Attendre l'approbation finale du client et lancer le duplicata final
Participer à l'archivage des dossiers documentaires
Informer le service financier de la validation du dernier terme de paiement et de la possibilité de facturation