Secrétaire H/F

Association Vista

Poste à pourvoir dans le cadre d'un remplacement maladie, jusqu'à fin mai, avec possibilité de renouvellement.

La mission du dispositif :
Au sein du pôle Hébergement Logement Accompagné, vous établissez les quittances d'hébergement des personnes accueillies ainsi que le suivi des tableaux de bord d'activité. Vous procéder aux démarches administratives en lien avec les cheffes de service et avez en charge l'accueil physique et téléphonique du site.

Votre rôle au sein de notre association
- Réaliser des actes administratifs pour le bon fonctionnement et suivi de l'activité du CHRS Vista, de l'ASLL, de l'IML et de la Pension de famille.
- Assurer l'accueil téléphonique et physique sur le site des Sables d'Olonne.
- Être l'interface entre les différents services (comptabilité, logistique, équipes éducatives)

Description de votre poste :
- Tâches administratives
- Réalisation des quittances, les entrées et les sorties sur le logiciel LARESTIA.
- Facturation sur le logiciel Chorus Pro pour le dispositif ASLL.
- Gestion des entrées, sorties sur le logiciel du SI SIAO et suivi des listes d'attente du SIAO.
- Transmission des données statistiques et des informations relatives aux dispositifs.
- Mise à jour des tableaux du suivi de l'activité des dispositifs CHRS, IML, Pension de famille, ASLL.
- Réalisation du suivi mensuel des participations financières des bénéficiaires.
- Accueil téléphonique, physique sur le site des Sables d'Olonne.
- ODJ et compte rendu de réunions.
- Suivi et classement des dossiers papiers et informatique (arborescence).
- Création des dossiers physiques des usagers
- Mise en forme et transmission des écrits, participation au rapport d'activité.
- Commande des fournitures administratives du service.
- Missions ponctuelles à la demande de la hiérarchie.
- Interpellation du chef de service en cas de dysfonctionnement.

Vos savoir-faire et savoir-être
- Capacité d'organisation et de gestion des priorités
- Maitrise de l'outil informatique (tableur, logiciels spécifiques)
- Connaissances comptables
- Adaptabilité et aisance relationnelle
- Rigueur, autonomie et discrétion/ confidentialité

Et en plus chez VISTA !
- Des titres-restaurant,
- Une mutuelle d'entreprise prise en charge à hauteur de 60% de la cotisation « salarié isolé »
- Un CSE (Chèques cadeaux - Chèques vacances - Adhésion au site CEZAM - participation à la mutuelle.)
- Un temps de travail annualisé (5 semaines de congés payés + 3 semaines de congés trimestriels)