Assistant Administratif et Comptable H/F

Societe Forestiere

Vos missions :
Rattaché(e) à l'une de nos agences de gestion forestière située à Reims, vous aurez la charge d'appuyer le Directeur dans :
- La gestion Comptable d'une agence de gestion forestière sous la responsabilité directe du Directeur d'agence avec le soutien de notre comptable en poste à l'Agence de Reims et rattaché à la Cheffe comptable au siège.
- Gestion comptable pour le compte de clients Institutionnels, privés et de l'agence.
- Collaboration transverse avec tous les services habilités à travailler sur l'outil ERP.
- Collaboration avec les auditeurs pour les audits internes et externes
- La gestion Administrative d'une agence de gestion forestière sous la responsabilité directe du Directeur d'agence avec le soutien de l'assistante administrative en poste

Description détaillée du poste :

I / Gestion comptable : 70%
1- Comptabilité Générale :
- Tenir la comptabilité générale et auxiliaire
- Saisir et contrôler des écritures comptables : factures, notes de frais
- Gérer les immobilisations
- Gérer les clôtures mensuelles, trimestrielles et annuelles (provisions CCA/FNP, commissions, honoraires)
- Contrôler les états de comptes, la comptabilité analytique et les budgets (prévisionnel/réalisé)

2 - Comptabilité auxiliaire :
- Gérer les comptes fournisseurs et clients
- Suivre quotidiennement les comptes clients (inclus réponses aux demandes d'informations), lettrages et relances des impayés
- Etablir les factures et avoirs de vente, Saisir des factures fournisseurs
- Effectuer les règlements fournisseurs dans les délais impartis

3 - Trésorerie :
- Suivre quotidiennement la Trésorerie, Préparer les rapprochements bancaires
- Saisir les encaissements et décaissements

4 - Fiscalité :
- Etablir les déclarations fiscales (TVA, DEB, CVO, etc.)
- Suivre les Taxes Foncières annuelles

II/ Gestion administrative : 30%
1 - Référent (e) commandes d'achats travaux : Suivre et Rédiger des documents administratifs et contractuels :
- Suivre les consultations pour les travaux (exploitation, sylviculture, .)
- Saisir des commandes d'achat de travaux et Suivre les retours des bons de commandes de travaux (exploitation, sylviculture, infrastructures.) et Intégrer dans l'ERP
- Saisir des contrats annuels fournisseurs
- Suivre la réception des documents légaux liés aux contrats annuels (Kbis, attestations RC.)
- Suivre sur l'ERP des budgets par forêt et aider les chefs de centre

2 - Tenue des bases informatiques :
- Compléter et Mettre à jour les bases propres au fonctionnement de l'agence (véhicules, matériels, personnel.)
- Mettre à jour des bases liées à l'activité des forêts (tiers, chasse, plan simple de gestion (PSG), forêts, contrats/bons de commande de travaux.)
- Réaliser des tableaux de synthèse

3 - Classement des documents administratifs et techniques de l'agence :
- Assurer le classement des documents par forêt, propriétaire, client ou entrepreneur
- Réaliser un classement « papier » pour les documents signés originaux et un classement « informatique », selon l'arborescence en vigueur pour les autres documents

4 - Gestion administrative :
- Appuyer les collaborateurs de l'agence dans leurs démarches administratives
- Réaliser des courriers et des impressions de documents demandés par les chefs de centre
- Mener toute activité de secrétariat nécessaire au bon fonctionnement de l'agence.
- Gérer les stocks de matériels forestiers et de fournitures administratives.
- Préparer, sur diverses plateformes électroniques, et Suivre les demandes de subventions.

5 - Missions ponctuelles (congés de l'assistante en poste) :
- Filtrer les appels téléphoniques, Prendre les rendez-vous
- Assurer la réception téléphonique (prise de rendez-vous, redirection des appels.)
- Traiter les questions d'ordre administratif ne nécessitant pas de décision du Directeur ;
- Gérer le courrier de l'agence (classement, rédaction, envoi de courriers)