Adjoint Administratif - Gestionnaire - Siege - Bag - Disp Dijon H/F

Direction de l'administration pénitentiaire - DISP DIJON

- Activités liées pôle secrétariat

- Préparation des permanences hebdomadaires

- Réception et diffusion de l'ensemble des courriers

- Traitement les contraventions reçues pour les véhicules de service de la totalité du ressort

- Mise à jour les annuaires internes, externes et des listes de diffusion

- Gestion les accès au domaine (badges, plaques d'immatriculation en lien avec l'accueil et la section logistique)

- Suivi les dépenses liées à la carte achat de la cheffe de cabinet et les devis des prestations pour

frais de réception

- Missions en lien avec la responsable du secrétariat de direction

- Support administratif et logistique de l'équipe de Direction

- Veille des agendas

- Prévision des déplacements

- Aide à la préparation les dossiers en lien avec les départements du siège

- Préparation des ordres de missions et les états de frais inhérents

- Aide à l'organisation des réunions et séminaires

- Aide au suivi des conseils d'évaluations des structures

- Activités administratives autres

- Suivi et publication au recueil des actes administratifs des délégations de signature,

- Rédaction des notes de prises de fonction, les notes d'intérim

- Instruction des demandes d'écusson

Nombre d'agents à encadrer

A B C ✔ Sans objet

Votre hiérarchie

N+1 : sous la responsabilité directe de la responsable du secrétariat de direction, adjointe à la cheffe de cabinet

N+2 : cheffe de cabinet / BAG

Vos interlocuteurs métiers

Relations quotidiennes avec les agents du siège

Relations quotidiennes avec les agents du BAG

Relations régulières avec les chefs d'établissement et les directeurs fonctionnels des SPIP

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...)

- Un espace secrétariat de direction complet pouvant accueillir 4 personnes

- Un poste informatique configuré avec l'ensemble des accès au réseau et applications métiers, agrémenté de 2 grands écrans

- Un plateau technique (relieuse, plastifieuse, titreuse...)

RIFSEEP Groupe 2