Agent Administratif Polyvalent - les Adrets de l'Esterel H/F

Communes

Placé(e) sous l'autorité de La Directrice Générale des Services, vous assurerez les fonctions de Secrétaire du Maire, vous aurez également en charge les diverses actions administratives de la commune ( Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier et de la Ged...), la gestion de toutes les missions en lien avec les associations communales ainsi que la gestion du protocole des différentes cérémonies.

- Secrétariat général de M. le Maire :
Organisation de la vie professionnelle de M. le Maire
Organisation / planification des réunions
Prise de connaissance des mails, courriers avec restitution quotidienne des informations
Élaboration de documents en interne pour faciliter la gestion du secrétariat de M. le Maire (fiches de rendez-vous, annuaires téléphoniques...)
Rédaction de courriers et mails à la demande de M. le Maire

- Actions administratives de la commune
Accueil physique et téléphonique du public
Élaboration de documents en interne pour faciliter la gestion des tâches quotidiennes
Recherche active des informations auprès des différents services de la commune pour renseigner efficacement la population
Gestion et distribution des mails de l'accueil dans les différents services de la commune mais aussi vers les autres collectivités
Gestion de l'affichage et élaboration des certificats d'affichage
Aide à la réalisation des registres municipaux
Gestion de la Ged au sein de la commune
Gestion administrative des transports scolaires : échanges avec les différents acteurs, élaboration et suivi du tableau des remboursements et transmission au service comptabilité
Gestion de la régie de l'affranchissement et du bon fonctionnement de la machine
Gestion des encombrants

- Gestion des associations :
Gestion des dossiers des associations (création, convention, courrier, mail, classement)
Planification des réservations de salles et du matériel
Organisation et animation du Forum des associations
Participation aux réunions des commissions de subventions en nature et numéraire, élaboration de documents en interne pour faciliter la gestion des associations
Mise à jour des règlements intérieurs et état des lieux des salles, du matériel et du minibus
Intermédiaire entre les associations et les différents services de la mairie
Tenue du guide des associations

- Gestion du protocole :
Organisation d'événements au sein de la commune (8 mai, 11 novembre, nouveaux arrivants, réunion syndicats...) :
Demande de devis,
Édition de bons de commandes,
Réception de la marchandises,
Services faits des factures,
Préparation et envoi des invitations,
Mise en place des cérémonies, assurer le service