Agent Administratif Accueil Medico Social H/F Lasecurecrute.fr

Le Pôle Médico Social qui regroupe les activités d'Unité de Soins Longue Durée, Unités de vie Protégées, Accueil de jour, EHPAD Chênes Blancs et Chênes ROUX est à la recherche d'un agent administratif pour rejoindre l'équipe de 2 professionnelles à l'accueil de la Résidence Les Chênes.

Description du poste

Activités générales :

- Accueillir physiquement et téléphoniquement les visiteurs, les usagers et les partenaires
- Assurer l'affichage et la diffusion d'informations institutionnelles sur demande de l'encadrement ou de la direction,
- Assurer un lien avec l'équipe médicale, les responsables de service, les équipes de soin et des services supports (dont le service comptabilité),
- Participer aux réunions de service et aux groupes de travail,
- Veiller à la bonne tenue de l'espace d'accueil (propreté, rangement, lisibilité des informations, alimentation écran d'accueil...) et alerter le cas échéant l'encadrement,
- Assurer la gestion de la petite boutique
- Assurer la tenue des comptes personnels des résidents
- Assurer la gestion du courrier de la Résidence et des habitants

Activités spécifiques :

Accueil téléphonique

- Gérer les appels, orienter les demandeurs et réaliser la prise de note des messages.
- Traiter les messages en les transmettant au bon interlocuteur par mail en prenant compte du degré d'urgence.
- Répondre aux questions de « niveau 1 » sur le fonctionnement et la présentation de l'établissement,

Accueil physique

- Renseigner les visiteurs, les familles, les proches, les résidents et les intervenants extérieurs.
- Veiller à la sécurité des lieux, signaler toutes démarches suspectes.
- Assurer la vente et l'encaissement des repas accompagnants
- Gérer les demandes de Rendez-vous pour la pédicure, le coiffeur, la socio-esthéticienne
- Enregistrer les entrées sorties des résidents sur le registre et dans les logiciels métier

Activité de facturation

- Renseigner les données du contrat de séjour
- Etablir la facturation mensuelle du séjour dans le logiciel de facturation
- Contrôler les factures avant émission
- Enregistrer / contrôler les règlements en collaboration avec le pôle comptabilité
- Transmettre tout élément au pôle comptabilité pour les encaissements, relances, mouvements entrées/ sorties
- Assurer le suivi des indicateurs et renseigner les tableaux de bord de son activité
- Assure la diffusion des informations relatives aux évolutions de tarifs
- Assurer la transmission des informations relatives à l'aide sociale
- Assurer le suivi des dossiers financiers complexes

Activités administratives

- Assure le pilotage de la liste d'attente et organise les commissions d'admission en lien avec les responsables de service et les médecins
- Assure la dématérialisation et la bonne gestion des dossiers dans netcontact
- Assure le suivi des états des lieux et des remises de clé
- Dématérialiser l'ensemble des dossiers administratifs des habitants en assure le suivi et la complétude
- Assurer le suivi des dossiers de la commission d'admission (dossiers externes), est en relation directe avec les demandeurs
- Préparer le planning des RDV en relation avec le Centre Bucco-Dentaire et les services de
- Réaliser les formalités de décès en relation avec les infirmières des services,
- Gérer les commandes et les règlements des repas accompagnants (WINREST),
- Sortir les bulletins de situation et tableaux de transport pour les ambulanciers.

Profil recherché

Vos compétences

Savoirs et Savoirs faire :

- Maitrise de l'outil informatique : Word ,Excel , ppt et logiciels DUI (HM et Net soins).
- Maitrise des techniques d'accueil
- Maitrise de l'orthographe
- Connaitre le fonctionnement d'un EHPAD
- Connaitre les principes fondamentaux d'un secrétariat
- S'exprimer avec aisance
- Décrypter et reformuler la demande
- Adapter son comportement aux différents types de public accueillis
- Réagir de façon adaptée aux situations imprévues
- Savoir prendre des initiatives
- Savoir gérer les priorités
- Polyvalence indispensable

Votre formation

Formations et expériences professionnelles :

- Bac pro secrétariat ou formation administrative
- BTS assistanat
- Expérience en secrétariat souhaitée

Les avantages liés au poste

Couverture santé, épargne et prévoyance, télétravail, congés, horaires, formation... Découvrez tout ce que propose la Sécurité sociale à ses salariés !