Assistant au Pôle Secrétariat Mutualisé H/F Voies Navigables de France

La direction territoriale Bassin de la Seine et Loire aval (DTBS) de Voies Navigables de France (VNF) est l'une des 7 directions territoriales de l'établissement.
Elle assure :
l'exploitation, l'entretien et la modernisation de la voie d'eau
la gestion du domaine public fluvial
le développement du transport fluvial
Son périmètre couvre 5 régions et 18 départements, avec un réseau d'environ 1400 km de voies navigables. Au sein de la DTBS, un pôle de secrétariat mutualisé est en cours de structuration pour accompagner la direction, les services du siège et les services territoriaux (ST).

Rattaché(e) à la responsable du pôle, vous travaillez en binôme pour assurer le fonctionnement du secrétariat mutualisé au service de la direction, des services fonctionnels et territoriaux. Vous êtes en particulier en charge de l'appui aux services territoriaux (ST).

Les missions sont les suivantes :
Appui à l'équipe de direction
Organisez les agendas de la direction, des chefs de service et du bureau communication
Contribuez à la coordination des activités
Appui au fonctionnement des ST
Gérez les messageries fonctionnelles des ST
Accompagnez les agents dans l'utilisation de l'outil ELISE (gestion du courrier) en binôme avec la cheffe de pôle

Organisation et suivi des réunions
Préparez les réunions de direction (convocations, dossiers, logistique)
Participez à l'organisation des réunions des responsables de ST et de leurs adjoints
Rédigez et diffusez les comptes rendus si nécessaire

Appui transversal
Facilitez la circulation de l'information entre services et ST
Contribuez à la continuité de service au sein du pôle
Prenez en charge ponctuellement des dossiers spécifiques ou sensibles à la demande de la direction