Assistant Direction des Opérations H/F Association PARME

L'Association recherche un·e Assistant·e de Direction des Opérations pour appuyer l'activité quotidienne des équipes et contribuer au bon fonctionnement administratif et organisationnel du service.

Vos missions :

• Assurer le suivi des contrats de prestataires : veiller à la bonne exécution des prestations, tenir à jour les échéances contractuelles et être l'interlocuteur·rice privilégié·e pour les questions administratives ou opérationnelles liées aux contrats.
• Gérer et organiser les plannings : coordonner les disponibilités des équipes, anticiper les besoins, garantir une répartition fluide des activités et contribuer à l'optimisation du fonctionnement quotidien du service.
• Coordonner les aspects techniques avec les équipes et les prestataires : centraliser les demandes, suivre l'avancement des interventions, faciliter la communication et garantir une résolution efficace des situations opérationnelles.
• Assurer le secrétariat de la Commission d'attribution : préparer les dossiers, organiser les séances, rédiger les comptes rendus et veiller au respect des procédures internes comme réglementaires.
• Gérer la boîte mail générique de contact : trier, répondre ou rediriger les messages, assurer un premier niveau d'information et garantir une réponse rapide et qualitative aux interlocuteurs internes comme externes.
• Participer à la gestion de la validation des factures : contrôler la conformité des pièces transmises, collaborer avec les équipes de terrain pour compléter les informations nécessaires et veiller au respect des délais de traitement.
• Soutenir la préparation des demandes de subvention : rassembler les données, préparer certains éléments de dossiers et contribuer à la conformité administrative des documents transmis aux financeurs.
• Mettre en cohérence les plateformes Visale et PIH : vérifier les informations, actualiser les données et s'assurer de l'alignement entre les différents outils utilisés par le service.