Secrétariat Médical - Assistanat Médical H/F

Hôpital Robert Debré

Missions Permanentes

- Accueil physique et téléphonique des patients et de leurs familles
- Réception et filtrage des appels téléphoniques
- Identifier, analyser, prioriser, synthétiser et transmettre les informations ou messages aux professionnels
- Programmation et suivi des demandes de 1ères consultations via la plateforme Lorah et participation, une fois/semaine, à la lecture et à l'étude des nouvelles demandes pour la rhumatologie
- Prise de rendez-vous; rappel des patients non venus et des perdus de vue
- Gestion des mails des patients et des professionnels
- Gestion administrative des dossiers des patients (dossier patient informatisé Orbis): frappe, mise en page, corrections, vérification des correspondants, ajout des examens complémentaires selon une procédure en annexe, avant leurs validations par les seniors, et envoi par LIFEN
- Aide à la mise à jour des comptes rendus selon une procédure spécifique
- Tenue d'un tableau de suivi des comptes rendus
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Numériser les examens et courriers dans ORBIS
- Réaliser des photocopies et/ou numériser des documents
- Envoi quotidien des comptes rendus et courriers validés à Lifen (publipostage externalisé)
- Classement d'examens et de courriers
- Gestion du courrier postal (réception, tri et distribution)
- Traitement des courriers, dossiers, documents (numérisation, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Traitement des demandes de communication des dossiers médicaux en lien avec le service des usagers
- Attention particulière:
o au travail en binôme AMA/Médecins et soutien attendu dans les tâches administratives comme les comptes rendus afin d'assurer la continuité de la mission de service, aussi en cas d'absence d'une AMA
o au suivi du volume des demandes en attente et non traitées en cas de besoin

Missions spécifiques au secrétariat du chef de service
- Gestion de l'agenda
- Saisies des gardes et astreintes médicales, congés et formation sur le logiciel Chronos
- Préparation de l'arrivée des internes et externes (planning, programme des cours, livret d'accueil, ECOS, accueil)
- Organisation de DIU, de CCO
- Organisation de réunions

Missions Ponctuelles
- Remplacement de la secrétaire hospitalière durant ses absences
- Participation aux réunions des AMA
- Participation à la réunion de service