Agent d'Accueil et Assistante Administrative - Blainville sur Orne H/F

Communes

Idéalement située à 5 kms de Caen et 5 kms de la mer, la ville de Blainville-sur-Orne est réputée pour sa qualité de vie et démontre un réel dynamisme économique. Elle accueille aujourd'hui plus de 6500 habitants séduits par la qualité de ses services et son agréable cadre de vie : un CCAS, un espace jeunesse, un multi accueil petite enfance, deux groupes scolaires élémentaires et maternelles, un collège, un complexe sportif, des commerces de proximité, une médiathèque et un tissu associatif dense et dynamique.

Placé(e) sous la hiérarchie de la Directrice du pôle technique, vous l'assistez sur l'ensemble des tâches administratives du pôle technique. Vous assurez l'accueil des services du pôle sur l'intégralité des horaires d'ouverture et maitrisez le suivi des différentes demandes des administrés, des autres services, des associations, des fournisseurs et prestataires. Vous êtes également le relais RH pour les agents du pôle technique.

Votre emploi, par son positionnement, représente l'image de la collectivité auprès des usagers, par conséquent, votre posture professionnelle est irréprochable, et vous vous appliquez à respecter votre devoir de réserve, de neutralité et votre obligation de discrétion professionnelle.


Vos missions principales sont les suivantes :


1/ Accueil physique et téléphonique des différents publics pour les services : technique, urbanisme, transport et police municipale.

2/ Réception du courrier postal, enregistrement et distribution.

3/ Aide aux agents du pôle technique pour la pose de congés, les demandes RH, l'organisation et le suivi des formations.

4/ Suivi des plannings de congés et d'astreintes de l'équipe opérationnelle du service technique.

5/ Gestion, suivi et organisation des demandes d'intervention au service Bâtiments et patrimoine : analyse de la demande, enregistrement et transmission. Faire preuve de réactivité face aux situations d'urgences. Savoir communiquer rapidement et rendre compte précisément à son responsable hiérarchique des sollicitations attendues. Appuis à l'élaboration du planning des interventions.

6/ Gestion, suivi et organisation des prêts de matériels et véhicules aussi bien en interne (autres services), qu'en externe (autres collectivités, habitants, associations ...). Gérer le parc afin d'assurer la disponibilité en matériel selon le calendrier des manifestations communales et transmettre l'information au service opérationnel pour l'organisation du planning.

7/ Rédaction et mise en forme de divers documents administratifs et de gestion des marchés publics, de suivi des ERP ...

8/ Rapprocher les documents comptables, contrôler les devis et factures, établir les engagements. Se rapprocher des fournisseurs et entreprises si besoin