Assistante du Pôle Vie de la Cité - Commune de Chatelguyon H/F

Communes

La ville de Châtel-Guyon recherche un(e) Assistant(e) administrative et terrain du Pôle Vie de la Cité. Placé(e) sous la responsabilité du Responsable, vous assurerez la coordination des activités du service en apportant un soutien à la direction du pôle et des différents services le constituant (culturel, sportif, et associatif) pour toutes questions administratives et logistiques. Vous serez également amené à intervenir sur le terrain pour l'accueil des artistes et du public lors d'évènements ou de spectacles. A titre plus exceptionnel, vous pouvez être appelé à assurer la billetterie du Théâtre en tant que suppléant.

Missions principales :
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Volet administratif :
- Gestion de l'accueil téléphonique,
- Rédaction de courriers, et prises de rendez-vous,
- Gestion des boites mails génériques du pôle,
- Elaboration et suivi des tableaux de bords (planning des manifestations, projets, aide à la conception du budget, rétroplannings...),
- Suivi administratif de la programmation : gestion des contrats et conventions,
- Suivi des dossiers de subventions aux associations,
- Gestion des demandes de location de salles municipales par les particuliers et entreprises (réservations, et préparation des conventions),
- Aide à la préparation des sujets traités par les élus et les adjoints lors des conseils municipaux
- Organisation administrative et logistique (avec le service technique) des évènements culturels et sportifs (notamment le Festival Jazz aux Sources),
- Gestion et suivi du planning des congés des agents d'entretien du pôle (annualisation du temps de travail),
- Mise à jour de l'agenda des évènements sur le site Internet,
- Transmission des informations animations / évènementiels au service communication,
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Volet terrain :
- Accueil du public sur les grands évènements (Village de Noël, Festival Jazz aux Sources...)
- Renfort ponctuel de la billetterie au théâtre,
- Accueil des artistes les jours de spectacle,
- Appui aux opérations événementielles (distribution d'affiches et de programmes dans la ville)