Assistant Administratif·ve Polyvalent - Baume les Dames H/F

Communes

Gestion administrative du Conseil Municipal
Gestion des registres obligatoires
Gestion documentaire et archivage
Gestion et suivi du transport scolaire méridien et sécurisation des traversées à proximité des écoles du Breuil et des Terreaux
Gestion et suivi de la collecte des animaux errants, nuisibles, dangereux et morts
Gestion et optimisation de la mise en oeuvre du Règlement Général de Protection des Données
Organisation logistique d'évènements municipaux
Remplacement et renfort des postes administratifs

Gestion administrative du Conseil Municipal
Préparer et organiser les séances : convocations, dossiers, vérification de la conformité juridique des délibérations, appui et conseil aux élus et services, gestion des désignations et délégation, logistique
Rédiger les procès-verbaux après avoir assisté aux séances et assurer le suivi administratif des délibérations
Assurer la transmission des délibérations au contrôle de légalité et mettre à jour le registre des Procès-Verbaux
Assurer l'archivage numérique et papier des actes administratifs

Gestion des registres obligations
Tenir et optimiser les procédures liées aux registres obligatoires (registre des Procès-Verbaux du Conseil Municipal, registre des Décisions du Maire, registre des arrêtés...) : compilation des actes, vérification, établissement de devis pour la reliure, suivi des reliures

Gestion documentaire et archivage
Organiser et rationaliser l'archivage administratif
Préparer les éliminations en lien avec les archives départementales
Mettre à jour les plans de classement et procédures d'archivage

Gestion et suivi du transport scolaire méridien et sécurisation des traversées à proximité des écoles du Breuil et des Terreaux
Organisation, gestion administrative & comptable de l'accompagnement scolaire

Gestion et suivi de la collecte des animaux errants, nuisibles, dangereux et morts

Gestion et optimisation de la mise en oeuvre du règlement Général de Protection des Données
Sensibiliser, accompagner les agents de la collectivité
Tenir et mettre à jour le registre de traitements des données
Participer à la gestion des violations de données personnelles, au suivi des demandes des personnes concernées et aux audits internes et externes
Assurer une veille juridique et diffuser les informations sur les obligations des collectivités (lien direct avec le correspondant RGPD de l'ADAT)

Organisation logistique d'événements municipaux
Soutien à l'organisation matérielle et administrative des événements municipaux (cérémonies, réunions publiques, manifestations associatives)

Vous assurerez quotidiennement des missions de remplacement et de renfort sur les postes administratifs suivants pour garantir la continuité de service : Accueil France Services / Accueil, Etat Civil, Gestion Funéraire & Elections / Accueil du Pôle Ingénierie, Aménagement & Numérique