Assistant du Secrétariat Général et du Cabinet de la Maire - Mairie du Coudray-Montceaux H/F

Communes

Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, vous assurez des missions d'assistanat administratif et organisationnel auprès de la Maire et de l'équipe municipale. Vous contribuez au bon fonctionnement du secrétariat et au suivi des activités institutionnelles

Missions principales :

Assurer l'accueil physique et téléphonique du Secrétariat général.
Traiter les courriels de la boîte de contact de la collectivité et orienter les demandes.
Rédiger et assurer le suivi des réponses aux courriers et mails des administrés et partenaires.
Suivre et traiter le courrier de la Maire.
Gérer et assurer le suivi des parapheurs.
Organiser et suivre les agendas (Maire, Vice-présidence d'agglomération, mandat régional, présidence associative).
Constituer les dossiers nécessaires aux rendez-vous et réunions en lien avec les services et partenaires.
Assurer la logistique des réunions (réservation de salles, matériel, convocations...).
Participer au suivi des projets portés par les élus.
Rédiger les comptes rendus de réunions (COPIL, réunions internes...) et relevés de décisions.
Effectuer des recherches et assurer la diffusion d'informations utiles aux élus et services.
Organiser les réunions de majorité et les bureaux municipaux (convocations, préparation des dossiers, comptes rendus).
Contribuer à l'organisation des inaugurations et événements protocolaires en lien avec le service communication/événementiel (invitations, cérémonies, déplacements...).
Assurer le classement et l'archivage des dossiers.
Gérer les commandes de fleurs et la rédaction des courriers de condoléances.
Assurer le suivi administratif de certaines demandes spécifiques (ex. emplacements de taxi).
Travailler en binôme avec le Secrétariat général et assurer une continuité de service.