Assistant de Gestion Administrative en Urbanisme H/F

Cc Serre-Poncon

*Poste à pourvoir rapidement*

Vous serez principalement chargé(e) de recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service, préparer les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon l'organisation, assister le/la responsable dans l'organisation du travail du service, accueillir, orienter, renseigner le public par téléphone ou courrier électronique, préparer les dossiers à l'instruction et traiter les dossiers simples.

MISSIONS PRINCIPALES :

Accueil téléphonique et numérique :
- Répond aux appels téléphoniques, renseigne, prend des messages si nécessaire
- Réceptionne, filtre, traite ou réoriente et classe les courriers électroniques
- Recherche et diffuse des informations
- Hiérarchise des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Oriente, conseille le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
- Conseille les usagers et agents sur les procédures

Traitement des dossiers et saisie de documents :
- Prépare les dossiers à l'instruction et traite les dossiers simples identifiés par le/la responsable
- Saisit des documents de formes et de contenus divers
- Gère et actualise les bases d'informations du service
- Tient à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
- Enregistre et saisit des données informatiques

Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Réceptionne, enregistre et vérifie des dossiers
- Photocopie, scanne et assemble des documents
- Trie, classe et archive des documents
- Synthétise et présente des informations
- Prépare les dossiers pour les instructeurs/ trices ou le/la responsable hiérarchique

MISSIONS SECONDAIRES :
Planification et suivi :
- Renseigne des tableaux de suivi des activités du service
- Assure l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
- Utilise des logiciels et des progiciels
- Tous travaux ponctuels à la demande de la Directrice Générale des Services ou du responsable de pôle.

PROFIL RECHERCHE ET QUALITES REQUISES :
Niveau d'études : Niveau IV (Bac ou équivalent)
Diplômes spécifiques : Formation en urbanisme souhaitée, notions en urbanisme exigées

Savoirs et savoir- faire :
- Connaissances en matière d'urbanisme et ADS (lecture de différents types de plans et documents, techniques de recherche documentaire, vocabulaire professionnel du service)
- Réalisation de différentes missions simultanément
- Maitrise de l'outil informatique et bureautique (Progiciels de gestion, logiciels de bureautique
- Techniques de secrétariat (Communication orale et écrite, prise de notes, etc.)
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales (procédures du service, procédures administratives.)

Savoir être :
- Esprit d'équipe ;
- Rigueur, sens de l'organisation du travail
- Gestion des délais
- Autonomie et curiosité
- Sens du service public (neutralité, égalité de traitement des usagers, respect de l'intérêt général, confidentialité);
- Assiduité, ponctualité

CANDIDATURES :
Poste à pourvoir : dès que possible
Les candidatures sont à adresser à l'attention de la Présidente de la Communauté de Communes de Serre-Ponçon