Assistant - Assistante de Direction H/F

Prefecture de Departement Lot

Vos activités principales :

Participer et appuyer l'organisation des missions du corps préfectoral (Préfète et Directrice de Cabinet), à ce titre et de manière autonome:

1) organise les agendas de la Préfète et de la directrice de Cabinet et gère les différents calendriers de réunions.
2) gère les appels téléphoniques et filtre les interlocuteurs.
3) traite les demandes d'information, suivi des courriers et archivage (électronique et papier) de la Préfète et de la Directrice de Cabinet.
4) assure la fluidité du circuit du courrier et des parapheurs.
5) assure le bon transfert aux services concernés des courriels reçus sur les différentes messageries de la Préfète et de la directrice de Cabinet.
6) participe à la gestion des crédits de résidence et de représentation du Préfet et de la directrice de cabinet,
7) traite (par mise à la signature) les demandes d'hospitalisation d'office en lien avec l'ARS.
8) réalise et suit les plannings des congés, des astreintes et des permanences de l'ensemble du CP.
9) assure le suivi des entretiens professionnels (CP, Directeurs des services de l'Etat et agents du cabinet).
10) assure les validations et le suivi des congés des Directeurs des services de l'Etat et agents du cabinet.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Placé au coeur de l'actualité préfectorale, le poste est riche en contacts avec l'ensemble des parties prenantes de l'action publique (qu'il s'agisse d'élus, de responsables administratifs, de représentants professionnels, d'associations, de personnalités, etc).
Une totale discrétion sur l'ensemble de ces contacts est attendue (secret professionnel).
La diversité des tâches permet et nécessite une grande autonomie dans leur exécution.
La réactivité et l'adaptabilité sont essentielles sur ces fonctions.
Obligation de travailler en équipe.
Les horaires peuvent varier en fonction de l'activité journalière avec une pause déjeuner de 45 minutes minimum pendant les 7h42 de la journée. Horaires flexibles, soumis aux contraintes et demandes du corps préfectoral. Le partage et l'échange sont essentiels au sein du binôme et permettent une certaine souplesse .