Assistant Administratif Secrétaire H/F Adéquat

Notre agence Adéquat Paris Tertiaire recrute un assistant administratif secrétaire (F/H) sur Paris 16e(75) en 35h/semaine du lundi au vendredi;
Mission d'intérim pouvant aller jusqu'à 3 mois à pourvoir rapidement

Missions :

Accueil et gestion du standard téléphonique

? Réception des appels

? Prise de message

? Orientation à donner aux appels

? Réception, traitement et diffusion d'information

? E-mailing adhérents (Note d'Info, Appels à candidature, AG, invitation évènement GPMSE)

? Réorientation des e-mails suivant l'objet

? Réception et envoi du courrier postal

? Traitement des sollicitations des adhérents :

- Prépa et envoi premier niveau de réponse suivant nature de la demande ? en fonction envoi d'éléments (attestations adhésion, RIB, accès site internet)

? Traitement des demandes de contacts extérieurs :

- Transmission des premières informations, présentation des organisations

- Réorientation en fonction de la nature et de la technicité de la demande

- Orientation vers le site internet

? Diffusion de docs / plaquette

? Diffusion du lien vers les dossiers d'adhésion

? Candidature des sociétés - dossiers d'adhésion : Pointage des éléments reçus avant transmission au COPIL pour étude

? Diffusion des convocations (CA, BU, Commissions) ? éléments de participation aux évènements GPMSE, AG, Matinales, , (bulletin d'inscription) ? Effectuer les relances afférentes.

? Diffusion des comptes rendus des Commissions / GT

? Travaux administratifs / Bureautique / Informatique

? Tenue et actualisation les bases données (listes adhérents, membres commissions, répertoire, visiteurs sur stand / salon)

? Saisie et mise en forme de documents (courriers, comptes rendus de Com°/GT, convocations, feuilles de présence, tableaux)

? Tenue de tableaux de bord (déclaration chiffre d'affaires, contacts suite salon, inscriptions au Congrès, inscriptions AG, retours enquêtes)

? Classement dossiers (courriers, factures reçues, relevés bancaires)

? Organisation et tenue de l'archivage

? Préparation dossiers et/ou documents réunions (Commissions, GT)

? Réservation de salles pour réunions internes et sollicitation de devis

? Organisation de réunions en visio conférence (CA, AG, Commissions / GT)

? Gestion de la logistique du stand sur les salons (mobilier, moquette, lecteur de badge)

? Traitement des demandes diverses formulées lors du salon

? Tenue du calendrier des réunions

? Enregistrement des adhérents sur le backoffice du site internet et suivi / actualisation

? Suivi du Dashboard des inscriptions des adhérents au Congrès

? Suivi et tenue de la liste des participants extérieurs, VIP, Institutionnels, Intervenants au Congrès

? Tenue de la liste des Partenaires participants au Congrès

? Complétude et suivi des bibliothèques « Secrétariat » du Sharepoint GPMSE Fédération

? Organisation déplacements / réservations hébergement Président / équipe permanente dans le cadre des évènements GPMSE, notamment le Congrès ,

? Réservations de l'hébergement des VIP, Institutionnels, Intervenants, Formateurs dans le cadre du Congrès GPMSE

? Tenue et gestion du volet hébergement du Congrès en relation avec l'interlocuteur local dédié (sélection établissements, négo tarifs, )

? Prise de certains rendez-vous ? réservations déjeuners

? Commande de fournitures et suivi du stock

? Comptabilité

1. Etablir certaines factures (Congrès / repas adhérents et partenaires)
2. Diffusion des demandes de CA ? relances
3. Diffusion des factures (Cotisations, Congrès, Partenariat) ? relances
4. Tenue des classeurs comptables (factures reçues, émises, banques, cahier de caisse)
5. Suivi - échanges avec le cabinet comptable (calage des rendez-vous, transmission des éléments)
6. Vérification de la conformité des factures Fournisseurs réguliers ? procéder aux règlements après validation