Assistant Direction Achats Groupe - Support Pmo H/F Safran

L'assistant(e) aura en charge les missions suivantes à la Direction des Achats Groupe :
1- Tâches génériques au métier d'assistant(e) :
- Secrétariat :
o Documents/notes : (support à la) mise en forme de documents (notes, lettres...) ; diffusion (interne/externe) des notes, courriers, processus (...) avec tenue du registre et archivage si besoin
o Bureautique : facilitation du travail des équipiers, notamment sur les enjeux matériels bureautique, informatique...
- Effectifs : suivi nominatif des effectifs (et des recrutements suivant demande) de la direction des achats avec un focus particulier des « entrées - sorties » des stagiaires, prestataires et intérimaires ; suivi du planning des congés
- Organigramme : tenue et mise à jour des organigrammes
- Tâches par délégation : réalisation de tâches - suivant délégation formelle - comme, par exemple, la validation des congés, des notes de frais, des déplacements....
- Continuité d'activité : implication au niveau du site avec mise en place d'un suivi d'activité minimum pendant les périodes d'absence (congés...)

2- Support à la gestion de l'agenda du Directeur Achats, autant que de besoin
- prise des RDV externes avec organisation matérielle appropriée (gestion des autorisations d'entrée, accueil des invités externes, réservation des salles et autres accommodements ...)
- planification et organisation matérielle des revues/réunions internes au service (codir hebdomadaire...)
- gestion de l'agenda avec ajustement de la planification des réunions fonction des contraintes.

3- Organisation des déplacements du premier cercle de la Direction Achats (Managers) et support aux équipes achats (réservations complexes des équipes en local...) : réservation des moyens de déplacements, hôtels (...).

- Support à l'organisation des évènements ponctuels : prise en charge - de tout ou partie - de l'organisation matérielle des réunions plénières, salons, séminaires, Comité Achats Groupe...(proposition de lieux/locaux si besoin, gestion des lieux/salles, demande et suivi des devis, passation des commandes et/ou suivi des commandes, présence sur site si besoin lors de l'événement, support aux interventions...) ; gestion de la planification des RDV du Directeur Achats lors des salons/exhibitions/BtoB/RDV.

4- Selon les besoins, en lien avec l'organisation dédiée sur site : (support au) traitement des Demandes d'Achats de la Direction Achats jusqu'à prise en compte des factures si nécessaire : s'assurer de la transformation des demandes d'achats en commandes et suivi des différentes étapes du traitement administratif des dites commandes jusqu'au paiement;

5- Assistant(e) PMO : dans la perspective d'un élargissement des tâches et compétences, il pourra être demandé un travail de « support à PMO » ou un suivi de tâches particulière (ex : suivi des dépenses de fonctionnement en support/complément du Contrôleur de gestion).