Secretaire - Charge d'Accueil Service Social du Personnel H/F

Ghu Paris Psychiatrie & Neurosciences

Statut : Contractuel (CDD) - Titulaire / Grade : Adjoint administratif
Lieu de travail 1 rue Cabanis 75014 PARIS - Site Sainte-Anne - Pavillon A
Horaires : 9h00 à 16h30

CV + Lettre de motivation à l'attention de Mesdames PALLER et PREMAT

DESCRIPTION DU SERVICE SOCIAL DU PERSONNEL
Le service social du personnel est rattaché à la Direction des Ressources Humaines et fait partie du Pôle Santé Social et Prévention qui comprend :

Un service social,
Un service de santé au travail,
Des psychologues,
Un service santé/handicap,
Un service de prévention des risques professionnels

DESCRIPTION DU POSTE
Le/la chargé(e) d'accueil travaille au sein du service social du personnel sous l'autorité d'une assistante sociale et en lien direct avec l'ensemble de l'équipe du service social et des psychologues du personnel. Elle doit faire preuve de discrétion en garantissant la confidentialité des échanges. Elle est polyvalente, à l'écoute, et sait travailler en équipe.

MISSIONS
Les principales missions seront les suivantes, sachant qu'en l'absence de la deuxième secrétaire chargée du logement, la continuité de service devra être assurée sur les missions de cette dernière :

L'accueil physique et téléphonique du personnel :
- Accueillir les agents du GHU qui se présentent dans le service
- Recevoir, filtrer et orienter les sollicitations tant physiques que téléphoniques
- Mettre en relation les correspondants
- Réguler le flux des visiteurs et surveiller les accès

Renseignement et orientation du public :
- Identifier l'assistante sociale de référence du lieu d'activité de l'agent
- Informer l'assistante sociale des demandes des agents
- Gérer les sollicitations selon leur degré d'urgence
- Orienter vers les personnes et services compétents


Gestion de tâches administratives :
- Gérer les commandes bureautiques, fournitures, mobiliers
- Gérer les demandes d'interventions auprès des services techniques
- Créer la partie administrative des dossiers sociaux
- Répondre aux demandes d'aide administrative des assistantes sociales (scanner, organiser, envoyer.)
- Dispatcher le courrier du service, se déplacer notamment à la DRH ou autres services selon les besoins
- Tenir à jour tous les outils informatiques de suivi relatif à l'activité du service (file active, situations de santé.) sur un serveur partagé
- Répondre aux demandes de CESU à caractère social et mise à jour des outils de suivi, lien avec la DRH
- Gérer les mises à disposition et le publipostage
- Participer à l'élaboration d'un rapport d'activité à partir des statistiques du service en lien avec les assistantes sociales
- Assurer le rangement, le classement et l'archivage des dossiers sociaux
- Gérer la documentation et l'affichage d'information dans la salle d'attente
- Participer à des réunions de service et parfois des réunions institutionnelles
- Rédiger les comptes rendus selon les besoins

PROFIL
Expérience professionnelle souhaitée
Goût pour les relations humaines
Maîtrise des outils informatiques (Outlook, Word, Excel, .)

APTITUDE ET SAVOIR FAIRE REQUIS :

Respect du secret professionnel et discrétion
Rigueur professionnelle
Aisance relationnelle et capacité à communiquer et écouter
Adaptabilité et sens du travail en équipe
Polyvalence, sens de l'organisation
Disponibilité, souplesse
Aptitudes rédactionnelles
Gestion du stress et de l'agressivité, sens de la diplomatie