Assistant Administratif - Tive H/F

Transitions Pro Occitanie

Assurer la gestion des achats, des services généraux et des procédures de commande publique d'un organisme paritaire, en garantissant :
- La continuité et la qualité de service auprès des équipes opérationnelles,
- La maîtrise et la sécurisation des dépenses,
- Le respect des obligations réglementaires liées au Code de la commande publique,
- La traçabilité et la transparence des procédures, conformément aux exigences des financeurs et instances de gouvernance.

Gestion des achats
- Recueillir, analyser et formaliser les besoins des services internes
- Proposer des modalités d'achat adaptées aux seuils et enjeux
- Mettre en concurrence les fournisseurs et prestataires
- Émettre et suivre les bons de commande
- Vérifier la conformité des livraisons, prestations et factures
- Gérer la relation fournisseurs (échanges, relances, litiges)
- Contribuer à l'optimisation des coûts et à la rationalisation des achats

Services généraux
- Gérer les moyens généraux nécessaires au fonctionnement de la structure :
o Locaux administratifs et d'accueil du public
o Équipements de travail et mobilier
o Fournitures et consommables
- Suivre les contrats de prestations externalisées :
o Entretien des locaux
o Maintenance technique
o Sécurité des biens et des personnes
o Téléphonie et outils numériques
o Assurances
- Planifier et coordonner les interventions techniques en lien avec les prestataires
- Veiller au respect des normes de sécurité et des obligations réglementaires
- Contribuer à l'amélioration des conditions de travail et à la qualité de vie et des conditions de travail (QVCT)

Suivi administratif et reporting
- Mettre à jour les tableaux de bord achats et marchés
- Assurer l'archivage réglementaire des dossiers
- Produire des reportings budgétaires et réglementaires
- Contribuer aux audits, contrôles internes et externes

Commandes publiques / achats publics
- Participer à la définition de la stratégie d'achat public en lien avec les enjeux de service public et de financement paritaire
- Choisir et mettre en oeuvre les procédures adaptées selon les seuils et la nature des besoins
- Rédiger ou contribuer à la rédaction des pièces administratives et contractuelles
- Publier les consultations sur les plateformes de dématérialisation de la commande publique
- Assurer la gestion dématérialisée des procédures (réception, ouverture, sécurisation des plis)
- Analyser les candidatures et les offres sur les plans administratif et financier
- Préparer les éléments nécessaires aux décisions d'attribution (rapports d'analyse, tableaux comparatifs)
- Participer aux commissions internes ou paritaires le cas échéant
- Assurer la notification des marchés et la communication aux opérateurs économiques
- Suivre l'exécution des marchés : reconductions, avenants, pénalités, clôture
- Garantir la conformité réglementaire, la traçabilité et l'archivage des procédures

Profil et niveaux d'expertise
- Formation : Bac +3 à Bac +5 (achats, droit public, gestion publique)
- Autonomie : gestion complète des procédures d'achat et de marchés
- Responsabilités : sécurisation juridique, conseil interne, amélioration continue