Assistante Administrative H/F Lajus

Notre raison d'être

Rendre les espaces verts plus beaux, plus résilients et plus agréables à vivre. Portés par cette mission, nous innovons chaque jour dans l'entretien des espaces extérieurs.

Qui sommes-nous ?

Notre entreprise SPP fait partie de Lajus Entreprises, un regroupement de PME indépendantes spécialisées dans l'aménagement extérieur (paysager, urbain et sportif), rayonnant entre Perpignan et Menton.

Ce regroupement rassemble aujourd'hui 15 entreprises aux expertises complémentaires : espaces verts, terrains de sport, arrosage automatique, recyclage des déchets verts ou encore production végétale via une pépinière.

Suite au départ de notre assistante, nous recrutons un(e) assistant(e) administratif(ve) afin d'assurer la continuité des missions et d'accompagner une transition sereine au sein de l'équipe.

Vos missions

Administratif

• Accueil physique et téléphonique
• Traitement du courrier entrant
• Gestion de la boîte mail de l'entreprise
• Commande des fournitures de bureau

Matériel & Assurances

• Mise à jour du parc matériel et véhicules dans le logiciel Spock (entrées/sorties)
• Gestion des assurances (mise en place, résiliation)
• Déclaration et suivi des sinistres
• Souscription d'assurances ponctuelles (base vie, besoins spécifiques)
• Réalisation du pointage annuel du parc matériel et véhicules

Service marché / facturation

• Mise à jour des affaires spock suite courrier reception ou rejet
• Envoi des informations suite aux courriers de rejet ou acceptation des offres
• Mise en commande du marché dans Spock + remplissage des onglets + enregistrement pièces
• Convention de groupement et répartition
• Ouverture et fermeture compte commun
• Demande de caution/GAPD et mainlevée
• Suivi administratif des marchés : OS, avenants, PV...
• Etablissement et transmission de la facturation mensuelle, en coordination avec l'opérationnel (dépôt chorus : plateforme)
• Relances client / recouvrement
• Mise à jour des pièces sur la plateforme (AO)
• Mise à jour annuelle des dossiers de candidatures (matériel, personnel, CA...)
• Renouvellement marchés (demande de notification avant échéance/envoi des nouveaux prix révisés)