Assistant Administratif - Mairie de Nantes H/F

Communes

Direction Générale Ressources (DGR)

Département Bâtiment, Architecture, Travaux, Ingénierie, Immobilier (BATII)

Au sein de Nantes Métropole, le département du BATII est chargé de l'entretien, de la conservation et du développement du patrimoine municipal et métropolitain. La DAF intervient en support et en apport d'expertise pour l'ensemble des services du BATII sur le pilotage des ressources humaines, financières et informatiques, sur le montage des marchés publics et leur sécurisation juridique, sur la politique d'achat et la mise à disposition de fournitures au sein d'un magasin.

Rattaché·e au responsable du service marchés, et au sein d'une équipe de 13 agent.e.s, vos activités sont les suivantes :

- Assistance au service :

Organisation de réunions, préparation de courriers divers
Mise à jour de l'intranet


- Conduire la procédure de reconduction des marchés publics et assurer le traitement de certaines conventions :

Actualiser le tableau de suivi des marchés à reconduire
Assurer le suivi du courrier et le traitement administratif de certaines conventions (récupération des originaux, mise en signature, notification, etc)

- Préparer et suivre le processus des délibérations (bureau, conseils métropolitain et municipal) :

compléter les ordres du jour
relancer, centraliser l'ensemble des délibérations et participer à leur rédaction
enregistrer les délibérations exécutoires

- Préparer et suivre les actes nécessaires à la tenue des jurys de concours :

préparer les arrêtés et les convocations aux jurys de concours puis rédiger les décisions

- Suivre et contrôler les actes de sous-traitance :

Réceptionner la demande de sous-traitance, vérifier le DC4 et les pièces transmises par l'entreprise
Relancer l'entreprise le cas échéant quant aux éléments manquants pour compléter le dossier
Faire valider les dossiers au comptable et au technicien
Notifier la sous-traitance puis la transmettre à l'ensemble des acteurs
Actualiser le tableau de bord correspondant

- Gérer la procédure Evaluation des fournisseurs en lien avec la conseillère marché :

Centraliser l'ensemble des courriers
Préparer l'ordre du jour du comité d'évaluation et assurer un suivi des courriers transmis aux entreprises

- Intégrer à vos activités les attentes de la certification qualité, sécurité et environnement :

Respecter les directives et procédures en matière d'hygiène-sécurité, environnement et qualité
Participer aux actions et alertez en cas d'anomalies