Assistant Administratif Polyvalent - Commune de Saint Vallier-De-Thiey H/F

Communes

Agent d'accueil et services à la population :
1/ Réaliser les formalités liées à l'Etat-Civil pour les mariages, décès, naissances, baptêmes, pacs, légalisation de signature, attestation d'hébergement, pièces d'identité et toutes autres demandes ;
2/ Garantir une bonne gestion administrative des cimetières ;
3/ Assurer la gestion des élections ;
4/ Accueillir et orienter le public ;
5/ Superviser la vie associative ;
6/ Participe à la gestion administrative et logistique de fête des enfants, du forum des associations, des médailles du travail, des mentions Bac et brevet ;
7/ Autres missions diverses.

- Accueillir le public sur place ou par téléphone ;
- Renseigner selon les demandes et les situations ;
- Instruire et finaliser les dossiers (publication, lien avec les autres administrations, inscription sur livret de famille, déclaration, enregistrement...) ;
- Préparer la salle en vue des cérémonies ;
- Participer aux cérémonies (lecture d'actes, suivi signatures etc..).

- Accueillir et renseigner les familles ;
- Attribuer, renouveler et reprendre les concessions ;
- Renseigner les dossiers d'occupation des concessions ;
- Assurer l'interface avec les entreprises de pompes funèbres, les familles et la commune.

- Tenir à jour les fichiers des électeurs ;
- Réaliser les opérations relatives à toutes les élections.


- Accueillir et orienter le public selon les demandes (téléphone, mail, sur place) ;
- Proposer une alternative en vue de répondre aux attentes ;
- Prendre et retranscrire des messages.

- Assurer l'interface entre la commune et les associations ;
- Instruit les demandes de subventions ;
- Préparer et rédiger les conventions d'occupation (de salles, de matériel, de véhicule) et tenir à jour le planning ;
- Paramétrer les droits d'accès aux locaux par badge et gérer les remises de clés ;
- Réaliser le suivi des formalités spécifiques (autorisations de feux de cuisson, débit de boissons...).

- Rechercher les coordonnées et envoyer les invitations aux personnalités officielles et autres invités ;
- Suivre les réponses des participants et commander le nécessaire pour les collations (boissons, alimentation) ;
- Transmettre les informations aux services techniques pour prise en charge des besoins en logistique, espaces verts ou voirie, selon consignes des élus ;
- Assurer le bon déroulement de l'évènement par sa présence à la manifestation.

- Paramétrer les droits d'accès aux locaux par badge et gérer les remises de clés ;
- Assurer les réservations du minibus ;
- Recenser les demandes de ramassage des encombrants ;
- Suivre les demandes d'intervention sur l'éclairage public.