Gestionnaire Administratif pour la Formation Continue H/F

Universite de Technologie de Troyes

A l'UTT, les activités de formation par alternance (via l'apprentissage) et de la formation tout au long de vie, sont en plein développement et apportent 10% des ressources de l'établissement. Ces activités concernent 210 apprentis et près de 380 personnes en formation continue dans une vingtaine de formations différentes. La DFCA a pour mission de développer et d'organiser le pilotage de ces activités en lien étroit avec la direction de la formation et de la pédagogie (DFP) et les départements pédagogiques. Via son Centre de Formation par Apprentissage, le CFA Sup Avenir, la DFCA assure l'accompagnement et le suivis des apprentis tout au long de leur parcours de formation. Dans le domaine de la formation continue, l'UTT est lauréate d'un financement du plan relance France 2030 pour le projet Compétences plus. Ce projet, piloté la DFCA, vise à développer la formation continue à destination des entreprises et des salariés du Grand Est.

Missions de l'agent :
Ce poste est placé sous l'autorité de la responsable administrative et financière du CFA.
Le gestionnaire administratif accompagne la mise en oeuvre des formations par apprentissage dans l'ensemble des programmes ainsi que de la gestion des contrats de professionnalisation. Pour ce faire, sa mission est de travailler en étroite synergie avec la DFP, l'équipe administrative du CFA, la DFCA, les programmes, le BAIP et l'équipe administrative du site de Nogent de l'UTT.

Activités principales :
Missions organisationnelles et de coordination de l'apprentissage :
- Élaborer chaque année le calendrier des échéances liées à l'apprentissage, le mettre en forme selon l'identité visuelle réglementaire et le diffuser aux services internes concernés.
- Récolter, centraliser et mettre en forme les données nécessaires aux formations en respectant les échéances imposées.
- Contrôler la conformité réglementaire des calendriers des formations en apprentissage (volume minimum de formation, respect des 35 h/semaine, etc.).
- Participer à l'élaboration et à l'actualisation annuelle des matrices de livret d'apprentissage en lien avec les services concernés (DFCA, DFP), sous réserve de validation.
- Intégrer et mettre à jour ces livrables dans les outils de gestion et de suivi.
- Recueillir les dates des conseils de perfectionnement des formations en apprentissage et centraliser les comptes rendus et supports pour transmission à l'équipe pilotage du conseil de perfectionnement du CFA.

Suivi administratif et outils de pilotage de l'apprentissage :
- Alimenter les tableaux de bord de suivi des candidats admis en FISEA et en Master en recherche de contractualisation.
- Centraliser et enregistrer les coordonnées des tuteurs académiques et professionnels des formations en apprentissage dans les outils numériques concernés.
- Participer au paramétrage et au suivi des livrets d'apprentissage sur les outils numériques.
- Assurer un suivi administratif des livrets d'apprentissage : contrôle de leur utilisation, vérification de leur alimentation par les différentes parties et suivi de la réalisation des visites en entreprise.

Appui opérationnel aux activités du CFA et des formations :
- Accompagner les équipes du CFA dans la production de supports à destination des tuteurs (guides, formations, réunions d'information).
- Apporter un soutien aux équipes DFCA pour l'organisation logistique des soutenances.
- Participer à l'organisation des journées de rentrée des formations en apprentissage.
- Contribuer à la gestion et à l'envoi des enquêtes de satisfaction.

Communication, participation aux travaux et reporting :
- Participer aux réunions de travail relatives à l'apprentissage et en rédiger les comptes rendus.
- Contribuer à la communication permanente auprès de la communauté des apprentis et être force de proposition sur ces actions.
- Assurer un reporting régulier de son activité auprès de la hiérarchie.