Assistante de Direction H/F

Bureau D'etudes et de Recherches pour l'

Votre rôle principal :
En appui direct du directeur d'agence, vous participez au développement commercial et à la gestion administrative des projets. Vos missions incluent :

1. Appui commercial (50% du poste)
- Réaliser une veille hebdomadaire structurée des appels d'offres publics et privés sur les plateformes dédiées (BOAMP, Marchés Antilles, France Marchés, etc.)
- Analyser les dossiers de consultation et identifier les opportunités pertinentes
- Réaliser le montage des offres commerciales (en groupement ou en individuel) avec le Directeur d'agence :
- Constitution des pièces administratives et techniques
- Coordination avec les cotraitants ou sous-traitants
- Rédaction de mémoires techniques (avec appui des ingénieurs si nécessaire)
- Mise en forme et dépôt dématérialisé des offres
- rédaction, compilation des pièces, mise en forme
- Assurer le suivi des dossiers commerciaux : relances, mises à jour, archivage, réponses aux demandes de précisions, suivi des résultats
- Tenir à jour un tableau de bord commercial : offres en cours, résultats, échéances
- Participer à la prospection commerciale : identification de nouveaux clients ou partenaires, prise de contact, organisation de rendez-vous
- Préparer les supports de présentation
- Contribuer à la valorisation des références de l'agence : fiches projet, bilans, retours d'expérience

2. Gestion administrative des projets (30% du poste)
- Suivre les dossiers techniques : contrats, ordres de service, avenants, rapports, DOE
- Gérer les aspects réglementaires et administratifs : conformité, assurances, attestations, déclarations
- Assurer le suivi des prestations après-vente (SAV) et des réclamations clients
- Participer à la facturation clients et suivi des engagements budgétaires d'affaires
- Participer pour certaines missions de projets à la remise des livrables clients
- Archivage numérique et physique des documents selon les procédures internes
- Participation à la gestion des litiges ou non-conformités administratives
- Appui à la rédaction de courriers officiels, notes internes, comptes rendus

3. Coordination et interface(5% du poste)
- Être l'interface entre l'agence locale, le siège (Berim Paris) et les partenaires externes
- Assurer la relation client : réponses aux sollicitations, transmission d'informations, organisation de réunions
- Coordonner les prestataires locaux (bureaux de contrôle, laboratoires, sous-traitants)

4. Support à la gestion financière et relation avec le service comptable du siège (15 % du poste)
- Participer à la gestion financière : assister l'équipe
- Préparer les éléments de facturation tels que DGD et situations de travaux
- Assurer le suivi et l'état financier de la facturation : clients, prestataires, groupement
- Coordonner les relances de facturation
- Assurer l'intégration des dossiers financiers dans le système de gestion

5. Support à la direction(10% du poste)
- Participer à la gestion quotidienne de l'agence : assiter l'équipe
- Préparer les éléments de communication ou de présentation pour les réunions internes ou externes
- Contribuer à l'amélioration continue des procédures internes

Profil recherché :
Formation : Bac à Bac +2 minimum, avec expérience ( 2 ans) dans le secteur du bâtiment, de l'ingénierie ou de la gestion de projets
Maîtrise du montage de marchés publics et privés
Bonnes connaissances réglementaires (notamment Loi MOP)