Assistant de Gestion & des Opérations H/F Fleet Services Group

En tant qu'assistant(e) de gestion & des opérations, vous aurez un rôle transverse au coeur de l'organisation, en interaction avec l'ensemble des équipes, tout en étant l'unique référent sur son périmètre. Responsable de la chaîne devis-facturation, vous en assurez la bonne gestion, de l'émission des devis jusqu'au règlement des factures.

Vos missions seront les suivantes :

Administratif:

• Gestion de l'accueil téléphonique avec un premier niveau de réponse pour nos interlocuteurs,
• Gestion des déplacements (réservation de billets de train, hôtels, ...)
• Gestion des notes de frais

Devis/ Facturation/ Relance/ fournisseurs:

• Formaliser les propositions commerciales et devis simples puis émettre les factures et assurer leur suivi auprès des clients
• Être identifié(e) en tant que point de contact principal au regard de la facturation et de l'administratif,
• Relancer les devis envoyés aux clients non validés et assister les équipes clientèle dans le suivi,
• Gestion des fournisseurs marketing (référencement/ mis à jours des kits media)
• Maîtriser les process de paiement, différents selon les clients (plateformes de dépôt de factures pour plusieurs d'entre eux permettant un traitement et un règlement rapide),
• Mettre à jour nos outils internes de suivi tels que l'intranet, Sharepoint, fichier de suivi de résultat (commissions commerciaux), le planning (avec suivi des absences) et tenir à jour les contacts de nos clients,
• Gérer les claims et preuves de réalisations utilisées pour justifier du bon paiement d'une campagne sur les plateformes de certains de nos clients.
• Gestion des référencements clients, fournisseurs, des NDA (accords de confidentialité)
• A moyen terme selon profil : comptabilisation des factures fournisseurs, établissement du rapprochement bancaire et des déclarations de TVA.

Missions autres:

• Communication interne : Organisation des afterworks et Kick off ..
• Mise à jour et gestion du parc IT & achats fournitures
• Assistance de l'équipe marketing sur des tâches diverses (affranchissement, composition de colis, réservation de lieux/ commande de goodies, etc.)

Votre formation et vos expériences vous permettent aujourd'hui d'apporter votre expertise dans la gestion et l'optimisation de nos process et de toujours nous améliorer. Une expérience comptable est plus.