Assistant ou Assistante de Direction - Melun H/F

Communes

La ville de Melun, Ville préfecture de Seine-et-Marne, à 45 km de Paris, Melun se distingue par son offre universitaire importante et en développement, son dynamisme économique, son engagement social et sa vitalité culturelle. La Ville de Melun s'applique à offrir aux Melunais et à ses visiteurs un cadre de vie agréable, en restant à l'écoute des besoins évolutifs de sa population.
Pour ce faire, elle mise sur les compétences et l'expertise de ses 1200 agents au service de 44 000 habitants. Son organisation poursuit sa transformation. La ville se façonne et s'adapte pour répondre au projet de mandat autour de ses 4 piliers : transition écologique, amélioration du cadre de vie, tranquillité et sécurité publiques, et relations entre les habitants. Les défis sont nombreux et à la hauteur des enjeux d'une ville attractive engagée vers l'avenir.

Pourquoi nous avons besoin de vous ?
- Pour assurer le remplacement d'un agent

Avec qui allez-vous travailler ?
- Le directeur du bâtiment
- L'équipe « Etudes et Programmations »
- L'équipe de la régie Bâtiments

Quel sera votre environnement de travail ?
- Vous travaillez au sein de l'hôtel de ville

💼 Quelles seront vos missions ?

Vous assurez l'accueil physique et téléphonique du service et vous êtes l'interface avec la régie
Vous enregistrez, diffusez et traitez le courrier rentrant
Vous rédigez sur consigne les courriers et documents administratifs
Vous contrôlez les courriers avant présentation au visa du directeur
Vous prenez des notes et élaborez les comptes rendus lors des réunions
Vous élaborez, suivez les tableaux de bords du service
Vous analysez les candidatures et offres en collaboration avec les collaborateurs « Etude et Programmations » et mettez en forme les rapports d'analyse des marchés
Vous suivez administrativement les marchés publics, le traitement des ordres de service et les PV de réception
Vous collectez les marchés venant de la commande publique, intégrez ou mettez à jour les documents dans le répertoire marché de la direction
Vous êtes en charge du suivi financier de la direction (bons de commande, factures, virements, saisie budget, ...)
Vous préparez et suivez les délibérations
Vous triez, classez et archivez les documents
Vous assurez l'intérim des missions principales de l'assistante régie Bâtiments sur ses périodes d'absences