Gestionnaire Administratif de l'Ecole Doctorale Smemag H/F

Centralesupelec

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du Directeur de L'Ecole Doctorale SMEMAG, vous l'assisterez ainsi que les doctorants dans l'organisation et la gestion de l'ED. Votre mission principale sera d'assurer la gestion administrative (secrétariat, inscription des doctorants, gestion des formations de l'ED et communication de l'ED) et budgétaire (suivi des vacations, frais de fonctionnement) d'une école doctorale en appliquant des procédures dédiées.
Vous faciliterez aussi les échanges et le partage d'informations en assurant rôle d'interface auprès des interlocuteurs internes (notamment les doctorants) et externes.
Employé(e) par CentraleSupelec, vous serez intégré(e) dans la Graduate School Science de l'Ingénierie et des Systèmes de l'Université Paris Saclay et vous serez en interaction directe avec la Maison du Doctorat.

A ce titre, les activités principales seront les suivantes :
Appui à la direction de l'ED
- Être l'interlocuteur privilégié des services supports de l'école ;
- Gestion de l'agenda du Directeur ;
- Organisation logistique des temps forts de l'ED (Journée de Rentrée, Conseils de l'ED, Comités de Direction, Réunion avec les directeurs d'Unité de recherche) : réservation des salles, commande du repas, information par mail, mise à jour des supports, définition des « Ordre du jour » en concertation avec le directeur de l'ED. ;
- Suivi des demandes de participation financières de l'ED pour les inscriptions aux écoles thématiques ;
- Suivi du budget de l'ED en lien avec la gestionnaire de la Graduate School SIS : déclarations des heures complémentaires des formations doctorales en vacations, et frais de fonctionnement ;
- Organisation des formations de l'ED SMEMAG (environ 15 formations) : collecter les propositions, les faire passer en Comité de Direction, mettre en ligne dans ADUM le descriptif de la formation, communiquer avec les formateurs, gérer les demandes d'inscription, valider les points de formation, transmettre aux formateurs les bilans d'évaluation, anticiper la reconduction ou non des formations pour l'année n+1 ;
- Appui à l'organisation des différents concours (sélection des dossiers, auditions, suivi des acceptations ou non des contrats doctoraux) : contrat doctoraux programmes blancs, ADI, CDSN, CSC.et autres programmes ;
- Mise à jour du site web ;
- Réponses par mail et téléphone aux questions générales sur l'ED ;
- Relayer toutes actions de communication s'adressant aux doctorants de l'ED ou aux encadrants ;
- Interagir avec ADUM pour adapter le logiciel de gestion administrative du doctorat en fonction de l'évolution de la réglementation.

Appui au pôle « Fluides, Energétique, Procédés » dans la gestion opérationnelle du recrutement des doctorants
- Organisation des auditions de recrutement en thèse et inscriptions en 1ère année de thèse (environ 50 nouveaux inscrits en 2025/2026) ;
- Réinscription annuelle des doctorants du pôle fluide (environ 100 entretiens en 2025) de l'Ecole doctorale SMEMAG et planification des entretiens de réinscription avec le directeur du pôle fluide de l'ED ;
- Suivi plus approfondi des doctorants rencontrant des difficultés ;
- Accompagnement, réponses aux questions et conseils aux doctorants et aux directeurs de thèse dans les démarches tout au long de la thèse ;
- Accompagnement des doctorants et des directeurs de thèse dans les démarches liées à la soutenance : conseils pour la constitution du jury, les procurations pour membres du jury en visio-conférence, récupération des documents originaux de soutenance, suivi des dépôts de manuscrit définitifs et des demandes de fabrication de diplômes ;
- Validation ou non des formations hors catalogue : vérification des formations obligatoires, alerte pour insuffisance de formations.

Appui à la Maison du Doctorat de l'Université Paris-Saclay
- Relayer les informations de la Maison du Doctorat ;
- Archivage des document .